Miten haku toimii AI-avustajan kanssa?
Suodattimien asettamisen sijaan kirjoitat ”näytä myöhässä olevat tehtäväni” ja saat suodatetun listan. AI-avustaja ymmärtää myös komentoja kuten ”näytä vain keskustelut”, ”näytä suosikkikeskustelut”, ”prioriteetti korkea, tila käynnissä” ja ”järjestä tehtävät aakkosjärjestykseen”. Yleensä tavallinen lause riittää. Poikkeuksena on suunnitelman peruuttaminen tehtävän tai keskustelun viestiketjussa: ”AI-avustaja”-tilassa viestin täytyy alkaa sanalla ”peruuta”.
Voit myös kysyä sellaisen Tehtävän tai Keskustelun sisällöstä, johon sinulla on käyttöoikeus. Sinun ei tarvitse avata sitä - pelkkä nimi riittää: ”tiivistä Tehtävä Rekrytointi” tai ”mitä Keskustelussa Markkinointi sovittiin”. Avustaja hakee kuvauksen, viestit ja liitteet. Se lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML- ja HTML-tekstitiedostoja sekä DOCX-, XLSX-, XLS- ja PDF-tiedostoja. Näin saat selville viestiketjun sisällön etkä vain löydä sitä luettelosta.
Tehtävä- ja Keskustelu-luetteloiden suodatus toimii vain AI-avustajan ikkunassa. Pyynnössä ”etsi kaikista Tehtävistä” avustaja voi hakea kerrallaan vain muutaman parhaiten sopivan kohteen, ei kaikkia.
Mitä avustaja näkee hakiessaan
Jokainen keskustelu avustajan kanssa on oma viestiketjunsa, jolla on omat tietolähteensä. Uusi viestiketju alkaa yleisenä, ja aluksi siinä näkyvät vain omat tehtäväsi. Voit lisätä muita lähteitä keskustelun yläpuolella olevalla Lähteet-painikkeella. Voit valita kerralla useita tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, koko työtilan, kalenterin tulevine määräaikoineen, oman kansion Tiedostoista tai yksittäisen dokumentin. Lähteeksi voit valita vain oman kansion myös silloin, kun se sijaitsee työtilassa; se sisältää vain omat tiedostosi ja muistiinpanot, joihin sinulla on pääsy. Tehtävän tai keskustelun kansiota ei voi valita erikseen; sen tiedostot kuuluvat lähteisiin tehtävän tai keskustelun mukana. Lähteitä voi olla enintään 30, ja niiden sisällön enimmäismäärä on 60 000 merkkiä. Kalenteri kattaa oletuksena seitsemän päivää. Kysymys ”mitä pitäisi tehdä” voi siis koskea yhtä projektia tai koko osastoa valitsemistasi lähteistä riippuen.
Valintaikkunassa voit selata sisältöä kuten Tiedostot-moduulissa. Rivin napsauttaminen valitsee lähteen, nuoli › vie syvemmälle ja palkki ‹ vie takaisin. Yläreunan haku etsii kaikesta kerralla. Tehtävän tai keskustelun valitseminen sisältää myös siihen lisätyt tiedostot: sekä viesteistä että Tiedostot-moduulista lisätyt. Jälkimmäiset näkyvät puussa muodossa ”Työtila / viestiketjun nimi”. Viestiketjun nimen vieressä näet siihen liittyvien tiedostojen määrän.
Lähdeluettelon alla oleva palkki näyttää, kuinka paljon tietoa mahtui mukaan. Jos valitset enemmän kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo, mitä se jätti huomiotta. Ensin se jättää pois yleiset lähteet ja säilyttää erikseen valitut tehtävät. Näet vain lähteet, joihin sinulla on käyttöoikeus. Jos menetät pääsyn lähteeseen, avustaja jättää sen pois seuraavassa kysymyksessä.
Voit myös etsiä omista keskusteluistasi avustajan kanssa. Keskusteluluettelon yläpuolella oleva kenttä hakee nimistä ja sisällöstä sekä näyttää osumien määrän. Suodattimilla voit rajata tuloksia työtilan, ajan, lähdetyypin, suosikkien tai keskustelujen mukaan, joissa avustaja on tehnyt muutoksia - esimerkiksi luonut tehtävän tai asettanut muistutuksen. Aktiivisen suodattimen ilmaisee sininen piste, joka näkyy myös valikon sulkemisen jälkeen.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse muistaa, miten näkymä asetetaan rästien tarkistamista varten. Kysyt aivan kuten kysyisit kollegalta pöydän yli. Jos tulos on liian laaja, voit tarkentaa kysymystä sen sijaan, että aloittaisit alusta.
Sinun ei tarvitse avata tehtäviä vain muistaaksesi, mitä sovittiin kuukausi sitten. Kysyt viestiketjusta sen nimen perusteella ja saat yhteenvedon sen sisällöstä, myös liitteenä olevista dokumenteista.
Et sekoita tarjouksia koskevia keskusteluja rekrytointia koskeviin keskusteluihin. Jokaisella viestiketjulla voi olla oma aineistonsa, johon voit palata viikonkin kuluttua. Jos valittua aineistoa on liikaa, saat tietää, mitä avustaja jätti vastauksessaan huomiotta.
Esimerkki arjen työstä
Ennen maanantaista katselmusta esihenkilö kirjoittaa AI-avustajan ikkunaan: ”näytä myöhässä olevat tehtäväni”. Hän saa luettelon ja kysyy kahdesta tehtävästä nimeltä. Avustaja hakee niiden sisällön ja viestit. Esihenkilö voi tarkistaa, mitkä tehtävät ovat myöhässä ja mitä niiden viestiketjuissa on kirjattu.
Seuraavaksi hän luo katselmusta varten viestiketjun. Hän valitsee lähteiksi molemmat työtilat, joihin hänellä on pääsy, sekä kalenterin. Keskustelu tässä viestiketjussa on yksityinen - edes järjestelmänvalvoja ei näe sitä. Hän pyytää aikatauluja vertailevaa taulukkoa ja sen jälkeen Word-tiedostoa yhteenvedosta. Avustaja kirjoittaa sisällön, Task Manager kokoaa dokumentin ja näyttää ”Lataa”-painikkeen. Esihenkilöllä on katselmuksen aineisto valmiina ennen kokousta.
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko luettelon suodatus kaikkialla?
Ei. Pyynnöt, kuten ”näytä vain myöhässä olevat tehtävät”, toimivat vain AI-avustajan ikkunassa.
Voiko avustaja etsiä tiedostoista?
Kyllä, jos sinulla on niihin käyttöoikeus. Avustaja lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX-, XLS- ja PDF-tiedostojen sisällön. Se ei lue vanhempia DOC-tiedostoja eikä skannattuja PDF-tiedostoja, joissa ei ole tekstikerrosta.
Näkeekö avustaja muiden Tehtävät?
Avustaja pääsee vain Tehtäviin ja Keskusteluihin, joihin sinulla on käyttöoikeus; ylläpitäjä pääsee kaikkiin. Keskusteluketjusi avustajan kanssa ovat yksityisiä, eikä kukaan muu näe niitä, ei myöskään ylläpitäjä.
Voinko tallentaa tuloksen?
Kyllä. Voit pyytää vastaukseen taulukon tai ladattavan tiedoston Word-, PDF-, Excel- tai CSV-muodossa. Taulukkolaskentatiedostot edellyttävät taulukkomuotoista dataa.