Was kostet KI in Task Manager?

Bei Task Manager sind die KI-Kosten vom Preis des Programms getrennt. Die Lizenz kaufen Sie einmalig - gegen Rechnung mit ausgewiesener MwSt.; die Nettobeträge finden Sie in der Preisliste. Für Anfragen an das Modell zahlen Sie direkt an den gewählten Anbieter, nach dessen Preisliste, und Task Manager berechnet dafür keinen Aufschlag.

Um den Assistenten zu nutzen, benötigen Sie ein Konto und einen API-Schlüssel bei einem unterstützten Anbieter. Sie geben Ihren eigenen API-Schlüssel für OpenAI, Gemini, Claude oder Grok ein. Eine größere maximale Antwortlänge ermöglicht längere Antworten, erhöht aber die Kosten.

In den KI-Einstellungen wählen Sie Anbieter und Modell. Nach Eingabe des Schlüssels können Sie die vom Anbieter abgerufene Modellliste aktualisieren. Im Programm sehen Sie die heutige Ausnutzung des täglichen KI-Anfragenlimits aus Automatisierungen. Die Wissensdatenbank (Pro-Variante) aktualisiert das Programm zusammen mit dem Index von Notizen und Dateien nur bei konfigurierter KI.

Wofür Anfragen tatsächlich verwendet werden

Eine Anfrage an das Modell entsteht während eines Gesprächs mit dem Assistenten. In der Pro-Variante entsteht sie auch bei der Aktualisierung der Wissensdatenbank, die Aufgaben und Chats zusammenfasst. Standardmäßig geschieht dies einmal täglich im Hintergrund. Der Administrator kann die automatische Aktualisierung auf „Nein“ umstellen und sie manuell über die Schaltfläche „KI-Wissensdatenbank aktualisieren“ auslösen. Die Schaltfläche funktioniert auch dann, wenn die automatische Aktualisierung aktiviert ist.

Auch Automatisierungen mit der Bedingung „KI bewertet“ oder der Aktion „mit KI schreiben“ fragen das Modell ab. Das geschieht bei jedem passenden Ereignis. Automatisierungen haben ein eigenes tägliches Limit für Anfragen - standardmäßig 200 pro Tag. Neben dem Feld sehen Sie den heutigen Verbrauch. Ist das Limit erreicht, werden Automatisierungsregeln mit KI bis zum Ende des Tages übersprungen. Der entsprechende Hinweis wird im Verlauf gespeichert. Um Mitternacht wird der Zähler zurückgesetzt.

Die Zusammenfassung von Anhängen funktioniert standardmäßig im Modus Manuell. Die Zusammenfassung entsteht erst nach Auswahl von Zusammenfassung erstellen, nicht nach dem Hinzufügen jeder Datei. Anders funktioniert die Indexierung von Notizen und Dateien in der Pro-Variante. Sie gelangen im Originalinhalt, in Fragmente unterteilt, in die Wissensdatenbank. Das Modell fasst sie nicht zusammen. Bei OpenAI und Gemini mit aktivierter semantischer Suche gelangen die Fragmente zum Anbieter, der daraus Vektoren für die bedeutungsbasierte Suche berechnet, während der Assistent bei Claude und Grok darin nach Wörtern sucht. Die Indexierung startet zusammen mit der Aktualisierung der Wissensdatenbank und funktioniert daher nur bei konfigurierter KI.

Sie können auch die maximale Antwortlänge auf einen Wert zwischen 1024 und 16384 Token festlegen. Der Standardwert ist 4096. Ein höheres Limit ermöglicht längere Antworten, die die Kosten beim Anbieter erhöhen können.

Was gewinnen Sie?

Sie müssen nicht jedes Firmendokument einzeln durchsehen, um ein darin festgehaltenes Limit oder eine Vereinbarung zu finden. In der Pro-Variante kann der Assistent die Antwort in Notizen und Dateien finden, die Sie öffnen können, selbst wenn Sie sie nicht als Quelle des Gesprächs angeben.

Sie können festlegen, wie viele KI-Anfragen Automatisierungen pro Tag erzeugen. Das Standardlimit liegt bei 200. Ist es erreicht, werden Automatisierungsregeln mit KI bis Mitternacht übersprungen. Der entsprechende Hinweis wird im Verlauf gespeichert. So wissen Sie, warum eine Automatisierung nicht ausgeführt wurde, statt die Ursache unter anderen Ereignissen suchen zu müssen.

Hochsaison und ruhigere Zeiten im Steuerbüro

In einem Steuerbüro ändert sich die Arbeitsbelastung im Laufe des Jahres. In Stoßzeiten fragt das Team den Assistenten häufiger nach Vereinbarungen mit Kunden und sucht Informationen in Firmendokumenten. Das Gespräch mit dem Assistenten fragt das Modell ab. Notizen und Dateien fasst das Modell nicht zusammen - bei OpenAI und Gemini berechnet der Anbieter nur Vektoren ihrer Abschnitte.

Wenn Automatisierungen in der Hochsaison zu viele Anfragen erzeugen, können Sie ihr tägliches Limit unter den Standardwert von 200 senken. Wenn Sie 0 eingeben, wird das Limit vollständig deaktiviert - die Ausgaben werden dadurch also nicht begrenzt. Das sollten Sie bedenken, bevor Sie die Einstellung ändern.

Häufig gestellte Fragen

Was brauche ich, um KI in Task Manager zu nutzen?

Um den KI-Assistenten zu nutzen, benötigen Sie ein Konto und einen API-Schlüssel bei einem der unterstützten Anbieter: OpenAI, Gemini, Claude oder Grok. Anbieter und Modell wählen Sie in den KI-Einstellungen aus.

Wie kann ich die KI-Kosten auf Programmseite begrenzen?

Sie können ein tägliches Limit für Anfragen aus Automatisierungen festlegen, das standardmäßig 200 pro Tag beträgt. Sie können auch die maximale Antwortlänge im Bereich von 1024-16384 Token verringern sowie, in der Pro-Variante, die automatische Aktualisierung der Wissensdatenbank deaktivieren. Dann aktualisieren Sie sie manuell statt einmal täglich.

Kostet die Indexierung von Unternehmensdokumenten etwas?

Bei Anthropic Claude und xAI Grok nicht: Der Originalinhalt von Notizen und Dateien gelangt in Teilstücken, ohne Zusammenfassung, in die Wissensdatenbank, und die Indexierung selbst sendet nichts an den Anbieter. Bei OpenAI und Gemini mit aktivierter semantischer Suche berechnet der Anbieter aus diesen Fragmenten Vektoren für die bedeutungsbasierte Suche - das sind separat abgerechnete Anfragen, und die semantische Suche kann der Administrator in den KI-Einstellungen deaktivieren. Die Indexierung funktioniert in der Pro-Variante und nur bei konfigurierter KI.

Kann ich bei deaktivierter KI nach Dokumenten suchen?

Ja, aber ohne Wissensdatenbank. Im Notizen-Fenster durchsucht die Schaltfläche Suchen Titel und Inhalt der Notizen, und bei Dateien finden Sie eine Datei anhand eines Namensfragments im aktuellen Ordner. Die Wissensdatenbank (Pro-Variante), in der der Assistent auch nach Bedeutung sucht, funktioniert erst bei konfigurierter KI.