¿Cuánto cuesta la IA en Task Manager?
En Task Manager, el coste de la IA está separado del precio del programa. La licencia la compras una sola vez - de forma única, con factura con IVA; los importes netos los encontrarás en la lista de precios. Pagas las consultas al modelo directamente al proveedor elegido, según su propia tarifa, y Task Manager no añade ningún margen a eso.
Para usar el asistente, necesitas una cuenta y una clave API de un proveedor compatible. Introduce tu propia clave API de OpenAI, Gemini, Claude o Grok. Una longitud máxima de respuesta mayor permite obtener respuestas más largas, pero también aumenta los costes.
En los ajustes de IA eliges el proveedor y el modelo. Tras introducir la clave puedes actualizar la lista de modelos obtenida del proveedor. En el programa puedes consultar el uso de hoy del límite diario de consultas de IA desde las Automatizaciones. La base de conocimiento (variante Pro), junto con el índice de notas y archivos, el programa la actualiza solo con la IA configurada.
A qué se destinan realmente las consultas
La consulta al modelo se genera durante la conversación con el asistente. En la variante Pro también se genera al actualizar la base de conocimiento, que resume tareas y chats. Por defecto esto ocurre una vez al día en segundo plano. El administrador puede poner la actualización automática en «No» y lanzarla manualmente con el botón «Actualizar base de conocimiento de IA». El botón funciona también cuando la actualización automática está activada.
Las automatizaciones también consultan el modelo cuando tienen la condición «La IA evalúa» o la acción «Escribir con IA». Lo hacen cada vez que se produce un evento que cumple los criterios. Las automatizaciones tienen su propio límite diario de consultas, que por defecto es de 200 al día. Junto al campo puedes ver el consumo de hoy. Cuando se alcanza el límite, se omiten las reglas que usan IA hasta el final del día y queda constancia en el historial. El contador se pone a cero a medianoche.
El resumen de adjuntos funciona por defecto en modo Manual. El resumen se genera solo al pulsar Crear resumen, no al añadir cada archivo. La indexación de notas y archivos en la variante Pro funciona de otra manera. Pasan a la base de conocimiento con su contenido original, divididos en fragmentos. El modelo no los resume. Con OpenAI y Gemini, con la búsqueda semántica activada, los fragmentos se envían al proveedor, que calcula a partir de ellos vectores para la búsqueda por significado, mientras que con Claude y Grok el Asistente busca en ellos por palabras. La indexación se activa junto con la actualización de la base de conocimiento, así que solo funciona con la IA configurada.
También puedes establecer la longitud máxima de las respuestas entre 1024 y 16384 tokens. El valor predeterminado es 4096. Un límite más alto permite obtener respuestas más largas, lo que puede aumentar el coste del proveedor.
¿Qué ganas?
No tienes que revisar los documentos de la empresa uno a uno para encontrar un límite o un acuerdo anotado en ellos. En la variante Pro, el Asistente puede encontrar la respuesta en las notas y archivos, que puedes abrir aunque no los indiques como fuente de la conversación.
Puedes decidir cuántas consultas de IA generan las automatizaciones al día. El límite predeterminado es de 200. Cuando se alcanza, se omiten las reglas que usan IA hasta medianoche y queda constancia en el historial. Así sabes por qué no se ha ejecutado una automatización, sin tener que buscar la causa entre otros eventos.
Temporada alta y temporada baja en una asesoría
En una asesoría contable, el ritmo de trabajo cambia a lo largo del año. En los momentos de mayor carga, el equipo puede preguntar con más frecuencia al asistente sobre acuerdos con clientes y buscar información en los documentos de la empresa. La conversación con el asistente consulta al modelo. El modelo no resume las notas ni los archivos: con OpenAI y Gemini, el proveedor solo calcula los vectores de sus fragmentos.
Si en temporada alta las automatizaciones generan demasiadas consultas, puedes reducir su límite diario, que por defecto es de 200. Si introduces 0, desactivas el límite por completo, así que no estarás limitando los gastos. Tenlo en cuenta antes de cambiar este ajuste.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para usar la IA en Task Manager?
Para usar el Asistente de IA, necesitas una cuenta y una clave API de uno de los proveedores compatibles: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. Puedes elegir el proveedor y el modelo en la configuración de IA.
¿Cómo puedo limitar los gastos de IA desde el programa?
Puedes establecer un límite diario de consultas desde las automatizaciones, que por defecto es de 200 al día. También puedes reducir la longitud máxima de la respuesta en un rango de 1024 a 16384 tokens y, en la variante Pro, desactivar la actualización automática de la base de conocimiento. En ese caso la actualizas manualmente en lugar de una vez al día.
¿La indexación de documentos de la empresa tiene algún coste?
Con Anthropic Claude y xAI Grok no: el contenido original de las notas y archivos pasa a la base de conocimiento dividido en fragmentos, sin resumir, y la propia indexación no envía nada al proveedor. Con OpenAI y Gemini, con la búsqueda semántica activada, el proveedor calcula a partir de esos fragmentos vectores para la búsqueda por significado - son consultas facturadas aparte, y el administrador puede desactivar la búsqueda semántica en los ajustes de IA. La indexación funciona en la variante Pro y solo con la IA configurada.
¿Puedo buscar documentos con la IA desactivada?
Sí, pero sin la base de conocimiento. En la ventana de Notas, el botón Buscar explora los títulos y el contenido de las notas, y en Archivos puedes buscar un archivo por un fragmento del nombre dentro de la carpeta actual. La base de conocimiento (variante Pro), en la que el Asistente también busca respuestas por significado, funciona solo con la IA configurada.