Combien coûte l'IA dans Task Manager ?
Dans Task Manager, le coût de l'IA est séparé du prix du logiciel. Vous achetez la licence une seule fois - en paiement unique, avec facture avec TVA ; les montants HT figurent dans les tarifs. Pour les requêtes au modèle, vous payez directement le fournisseur choisi, selon son propre tarif, et Task Manager n'y ajoute aucune marge.
Pour utiliser l’assistant, vous avez besoin d’un compte et d’une clé API auprès d’un fournisseur pris en charge. Saisissez votre propre clé API pour OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. Une longueur maximale de réponse plus élevée permet d’obtenir une réponse plus longue, mais augmente les coûts.
Dans les paramètres IA, vous choisissez le fournisseur et le modèle. Après avoir saisi la clé, vous pouvez actualiser la liste des modèles récupérée chez le fournisseur. Dans le programme, vous consultez la consommation du jour de la limite quotidienne de requêtes IA issues des Automatisations. La base de connaissances (version Pro), avec l'index des notes et des fichiers, n'est mise à jour par le programme qu'avec une IA configurée.
À quoi servent réellement les requêtes
Une requête vers le modèle est générée lors d'une conversation avec l'assistant. En version Pro, elle est aussi générée lors de la mise à jour de la base de connaissances, qui résume les tâches et les discussions. Par défaut, cela se fait une fois par jour en arrière-plan. L'administrateur peut régler la mise à jour automatique sur « Non » et la lancer manuellement avec le bouton « Mettre à jour la base de connaissances IA ». Ce bouton fonctionne aussi lorsque la mise à jour automatique est activée.
Les automatisations qui comportent la condition « l’IA évalue » ou l’action « rédiger avec l’IA » interrogent également le modèle. Elles le font à chaque événement correspondant. Les Automatisations ont leur propre limite quotidienne de requêtes - 200 par jour par défaut. La consommation du jour est affichée à côté du champ. Une fois la limite atteinte, les règles d’automatisation utilisant l’IA sont ignorées jusqu’à la fin de la journée et l’information est consignée dans l’historique. Le compteur est remis à zéro à minuit.
Le résumé des pièces jointes fonctionne par défaut en mode Manuel. Le résumé n'est généré qu'après avoir cliqué sur Créer un résumé, et non à chaque ajout de fichier. L'indexation des notes et des fichiers en version Pro fonctionne différemment. Ils sont intégrés à la base de connaissances dans leur contenu original, découpés en fragments. Le modèle ne les résume pas. Avec OpenAI et Gemini et la recherche sémantique activée, les fragments sont envoyés au fournisseur, qui en calcule des vecteurs pour la recherche par sens, tandis qu'avec Claude et Grok, l'Assistant y cherche par mots-clés. L'indexation démarre en même temps que la mise à jour de la base de connaissances, donc elle ne fonctionne qu'avec une IA configurée.
Vous pouvez également définir la longueur maximale des réponses entre 1024 et 16384 jetons. La valeur par défaut est de 4096. Une limite plus élevée permet d’obtenir des réponses plus longues, ce qui peut augmenter les coûts facturés par le fournisseur.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n'avez pas besoin de parcourir les documents de l'entreprise un par un pour retrouver une limite ou une décision qui y est consignée. En version Pro, l'Assistant peut trouver la réponse dans les notes et les fichiers, que vous pouvez ouvrir, même si vous ne les indiquez pas comme source de la conversation.
Vous pouvez décider du nombre de requêtes IA générées par les automatisations au cours d’une journée. La limite par défaut est de 200 ; une fois atteinte, les règles d’automatisation utilisant l’IA sont ignorées jusqu’à minuit et l’information est consignée dans l’historique. Vous savez ainsi pourquoi une automatisation n’a pas fonctionné, sans avoir à chercher la cause parmi les autres événements.
Haute saison et période creuse dans un cabinet comptable
Dans un cabinet comptable, l'intensité du travail varie au cours de l'année. En période de pointe, l'équipe peut interroger plus souvent l'assistant sur des accords conclus avec un client et rechercher des informations dans les documents de l'entreprise. La conversation avec l'assistant sollicite le modèle. Le modèle ne résume pas les notes ni les fichiers - avec OpenAI et Gemini, le fournisseur ne calcule que les vecteurs de leurs fragments.
Si les automatisations génèrent trop de requêtes en période de pointe, vous pouvez réduire leur limite quotidienne, fixée par défaut à 200. Saisir 0 désactive complètement la limite - cela ne réduit donc pas les dépenses. Gardez-le à l’esprit avant de modifier ce paramètre.
Questions fréquentes
De quoi ai-je besoin pour utiliser l’IA dans Task Manager ?
Pour utiliser l’assistant IA, vous avez besoin d’un compte et d’une clé API auprès de l’un des fournisseurs pris en charge : OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. Vous choisissez le fournisseur et le modèle dans les paramètres de l’IA.
Comment limiter les dépenses liées à l’IA dans le programme ?
Vous pouvez définir une limite quotidienne de requêtes issues des automatisations, fixée par défaut à 200 par jour. Vous pouvez aussi réduire la longueur maximale des réponses, entre 1024 et 16384 tokens, et, en version Pro, désactiver la mise à jour automatique de la base de connaissances. Vous la mettez alors à jour manuellement au lieu d'une fois par jour.
L’indexation des documents de l’entreprise est-elle payante ?
Avec Anthropic Claude et xAI Grok, non : le contenu original des notes et des fichiers est intégré à la base de connaissances sous forme de fragments découpés, sans résumé, et l'indexation elle-même n'envoie rien au fournisseur. Avec OpenAI et Gemini et la recherche sémantique activée, le fournisseur calcule à partir de ces fragments des vecteurs pour la recherche par sens - ce sont des requêtes facturées séparément, et l'administrateur peut désactiver la recherche sémantique dans les paramètres IA. L'indexation fonctionne en version Pro et uniquement avec une IA configurée.
Puis-je rechercher des documents lorsque l’IA est désactivée ?
Oui, mais sans la base de connaissances. Dans la fenêtre Notes, le bouton Rechercher parcourt les titres et le contenu des notes, et dans Fichiers, vous trouvez un fichier par un fragment de son nom dans le dossier courant. La base de connaissances (version Pro), dans laquelle l'Assistant cherche aussi des réponses par le sens, ne fonctionne qu'avec une IA configurée.