Vad kostar AI i Task Manager?

I Task Manager är kostnaden för AI skild från priset för programmet. Licensen köper du en gång - som en engångskostnad, mot en faktura med moms; beloppen exkl. moms hittar du i prislistan. För förfrågningar till modellen betalar du direkt till vald leverantör, enligt deras prislista, och Task Manager lägger ingen marginal på det.

För att använda assistenten behöver du ett konto och en API-nyckel hos en leverantör som stöds. Du anger din egen API-nyckel för OpenAI, Gemini, Claude eller Grok. Med en högre maximal svarslängd kan du få längre svar, men kostnaden ökar.

I AI-inställningarna väljer du leverantör och modell. Efter att ha angett nyckeln kan du uppdatera listan över modeller som hämtas från leverantören. I programmet ser du dagens förbrukning av den dagliga gränsen för AI-förfrågningar från Automatiseringar. Kunskapsbasen (Pro-varianten), tillsammans med indexet för anteckningar och filer, uppdaterar programmet endast när AI är konfigurerad.

Vad förfrågningarna faktiskt går till

En förfrågan till modellen uppstår under en konversation med assistenten. I Pro-varianten uppstår den också vid uppdatering av kunskapsbasen, som sammanfattar uppgifter och chattar. Som standard sker det en gång om dagen i bakgrunden. Administratören kan ställa om den automatiska uppdateringen till ”Nej” och köra den manuellt med knappen ”Uppdatera AI-kunskapsbas”. Knappen fungerar även när den automatiska uppdateringen är aktiverad.

Automatiseringar med villkoret ”AI bedömer” eller åtgärden ”skriv med AI” skickar också förfrågningar till modellen. Det sker vid varje händelse som uppfyller villkoret. Automatiseringar har en egen daglig gräns för förfrågningar - standardvärdet är 200 per dygn. Dagens förbrukning visas bredvid fältet. När gränsen är nådd hoppas AI-regler över resten av dagen och detta registreras i historiken. Räknaren nollställs vid midnatt.

Sammanfattning av bilagor fungerar som standard i läget Manuellt. Sammanfattningen skapas först efter att du valt Skapa sammanfattning, inte efter att varje fil lagts till. Indexeringen av anteckningar och filer i Pro-varianten fungerar annorlunda. De läggs in i kunskapsbasen i originaltext, uppdelade i fragment. Modellen sammanfattar dem inte. Hos OpenAI och Gemini med semantisk sökning aktiverad skickas fragmenten till leverantören, som beräknar vektorer från dem för betydelsebaserad sökning, medan Assistenten hos Claude och Grok söker i dem ordbaserat. Indexeringen startar tillsammans med uppdateringen av kunskapsbasen, så den fungerar endast med konfigurerad AI.

Du kan också ställa in den maximala svarslängden till mellan 1024 och 16384 token. Standardvärdet är 4096. En högre gräns gör det möjligt att få längre svar, vilket kan öka kostnaden hos leverantören.

Vad vinner du?

Du behöver inte gå igenom företagets dokument ett efter ett för att hitta en gräns eller en överenskommelse som finns nedskriven i dem. I Pro-varianten kan Assistenten hitta svaret i anteckningar och filer, som du kan öppna, även om du inte angett dem som källa för konversationen.

Du kan själv bestämma hur många AI-förfrågningar automatiseringarna får generera per dag. Standardgränsen är 200. När den är nådd hoppas AI-regler över fram till midnatt, och detta registreras i historiken. Då vet du varför automatiseringen inte kördes, i stället för att leta efter orsaken bland andra händelser.

Högsäsong och lugnare period på redovisningsbyrån

På en redovisningsbyrå varierar arbetsbelastningen under året. Under högsäsong kan teamet oftare fråga assistenten om överenskommelser med kunder och söka information i företagets dokument. Ett samtal med assistenten skickar frågor till modellen. Anteckningar och filer sammanfattas inte av modellen - med OpenAI och Gemini beräknar leverantören bara vektorer för delar av dem.

Om automatiseringarna genererar för många förfrågningar under högsäsongen kan du sänka deras dagliga gräns från standardvärdet 200. Om du anger 0 stängs gränsen av helt - det begränsar alltså inte kostnaderna. Tänk på det innan du ändrar inställningen.

Vanliga frågor

Vad behöver jag för att använda AI i Task Manager?

För att använda AI-assistenten behöver du ett konto och en API-nyckel hos en av de leverantörer som stöds: OpenAI, Gemini, Claude eller Grok. Du väljer leverantör och modell i AI-inställningarna.

Hur begränsar jag AI-kostnaderna i programmet?

Du kan ställa in en daglig gräns för förfrågningar från automatiseringar, som som standard är 200 per dygn. Du kan också minska den maximala svarslängden inom intervallet 1024-16384 token samt, i Pro-varianten, stänga av den automatiska uppdateringen av kunskapsbasen. Då uppdaterar du den manuellt istället för en gång om dagen.

Kostar det att indexera företagsdokument?

Hos Anthropic Claude och xAI Grok inte: den ursprungliga texten i anteckningar och filer läggs in i kunskapsbasen i uppdelade fragment, utan sammanfattning, och själva indexeringen skickar inget till leverantören. Hos OpenAI och Gemini med semantisk sökning aktiverad beräknar leverantören vektorer från dessa fragment för betydelsebaserad sökning - det är separata, debiterade förfrågningar, och administratören kan stänga av semantisk sökning i AI-inställningarna. Indexeringen fungerar i Pro-varianten och endast med konfigurerad AI.

Kan jag söka efter dokument när AI är avstängt?

Ja, men utan kunskapsbasen. I fönstret Anteckningar söker knappen Hitta i titlar och innehåll i anteckningar, och i Filer kan du söka efter en fil utifrån en del av namnet i den aktuella mappen. Kunskapsbasen (Pro-varianten), där assistenten även söker efter betydelse, fungerar först när AI är konfigurerad.