Worin besteht der Kontext im KI-Assistenten?
Der Kontext im KI-Assistenten von Task Manager beginnt mit Ihren Aufgaben. Wenn Sie weiteres Material benötigen, wählen Sie es als Gesprächsquelle aus. Sie müssen nicht erklären, dass es um ein Angebot für Meblex geht, wenn die Aufgabe, der Chat über die geänderten Anforderungen und die Besprechungsnotiz bereits zum Gespräch hinzugefügt wurden. Sie können einfach fragen: „Was muss noch geklärt werden?“
Jedes Gespräch ist ein eigener Thread mit einem eigenen Verlauf und eigenen Quellen. In einem Satz können Sie zwei Aufgaben, einen Chat, eine Notiz und sieben Kalendertage kombinieren. So vermischt sich das Gespräch über eine Einstellung nicht mit dem über Rechnungen. Threads sind privat - niemand sonst kann sie sehen, auch kein Administrator.
Der Assistent kennt auch Ihre Aufgaben, Chats und Arbeitsbereiche. In der Pro-Variante kommt eine indexierte Wissensdatenbank zum Unternehmen hinzu: Sie umfasst Zusammenfassungen von Aufgaben und Gesprächen sowie Auszüge aus den Originalnotizen und -dateien. Das Programm aktualisiert sie einmal pro Tag, wenn jemand die Anwendung nutzt, sofern der Administrator die automatische Aktualisierung nicht deaktiviert hat. Dafür ist kein Cron erforderlich. Bei einer Frage mit mindestens 12 Zeichen kann das Programm passende Einträge in dieser Datenbank suchen und sie dem Kontext der Antwort hinzufügen.
Was der Assistent vor sich hat
Die Quellen wählen Sie über die Schaltfläche oberhalb des Gesprächs aus. Das Fenster funktioniert wie Dateien: Sie navigieren vom Arbeitsbereich zu dessen Aufgaben und Chats und weiter zu Ordnern und Notizen. Ein Klick auf eine Zeile wählt die Quelle aus, der Pfeil › führt tiefer. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, werden auch die daran angehängten Dateien berücksichtigt - sowohl aus Nachrichten als auch aus dem Dateien-Modul. Neben dem Namen der Aufgabe oder des Chats sehen Sie, wie viele Dateien dieser Thread mitbringt.
Sie können Meine Aufgaben, den Kalender (standardmäßig die letzten 30 und die nächsten 90 Tage), den gesamten Arbeitsbereich, eine Aufgabe, einen Chat, eine Notiz, einen eigenen Ordner mit Unterordnern oder eine einzelne Datei angeben. Aus einem Ordner gelangen nur Ihre eigenen Dateien zum Modell; den Ordner einer anderen Person oder den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats können Sie nicht als separate Quelle auswählen. E-Mail ist nur verfügbar, wenn der Administrator sie unter Einstellungen → KI aktiviert. Sie können nur Ihr eigenes Postfach angeben; ein fremdes kann auch der Administrator nicht angeben. Eine lange Notiz liest der Assistent in Abschnitten und holt bei Bedarf weitere nach.
Das Limit beträgt 30 Quellen und 60 000 Zeichen. Unter der Liste sehen Sie eine Auslastungsleiste. Wenn Sie das Limit überschreiten, listet der Assistent auf, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst werden allgemeine Bereiche ausgelassen; ausdrücklich ausgewählte Aufgaben bleiben erhalten. Das Programm prüft den Zugriff auf eine Quelle beim Speichern und erneut beim Erstellen der Frage, da sich Berechtigungen ändern können.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht vor jeder Frage die Einleitung neu schreiben. Ohne Kontext müssen Sie daran erinnern, von welchem Kunden Sie sprechen und wo Sie die Vereinbarungen festgehalten haben. Hier können Sie kurz zu einem konkreten Thema fragen, statt eine allgemeine Antwort über Unternehmen zu erhalten.
Sie kehren nach zwei Wochen zum Kunden zurück, ohne das ganze Gespräch rekonstruieren zu müssen. Der Verlauf und die Materialien sind griffbereit, auch der Anhang, der am Freitagabend hochgeladen wurde. Parallele Themen vermischen sich nicht.
Sie müssen nicht rätseln, ob eine private Notiz eines Kollegen, die er nicht mit Ihnen geteilt hat, in die Antwort einfließt. Nicht einmal ein Administrator kann sie ohne Freigabe lesen. Ihre Gespräche mit dem Assistenten kann er ebenfalls nicht sehen.
So sieht es im Arbeitsalltag aus
Eine Grafikerin betreut drei Kunden, jeden in einem eigenen Arbeitsbereich. Zum Thread über einen der Kunden fügt sie die Aufgabe mit dem Briefing, den Chat mit den Antworten des Kunden zu den Entwürfen und ihren eigenen Ordner mit Quelldateien hinzu. Sie fragt: „Was wurde noch nicht freigegeben?“ Sie erhält eine Antwort aus diesen drei Bereichen, ohne jeden einzelnen öffnen zu müssen.
Eine Woche später schickt der Kunde einen Anhang mit Anmerkungen. Die Grafikerin kopiert ihn nicht in den Chat. Die an die Aufgabe angehängte Datei wird zusammen mit ihr in den Kontext aufgenommen, sodass sie nach den darin festgehaltenen Anmerkungen fragen kann. Bei größeren Dateien sieht der Assistent möglicherweise nur einen Auszug: Für die Vorschau von Dateien, die an eine Aufgabe angehängt sind, gilt insgesamt ein Limit von 8000 Zeichen. Für ein neues Thema erstellt sie über die Schaltfläche „+ Neu“ einen Thread. Wenn sie den Materialsatz beibehalten möchte, wählt sie im Menü ⋮ „Mit Quellen duplizieren“.
Häufig gestellte Fragen
Sieht der Assistent die Aufgaben des gesamten Unternehmens?
Nein. Der Assistent hat nur Zugriff auf Aufgaben und Chats, für die Sie Berechtigungen haben; Administratoren haben Zugriff auf alle. Eine Quelle, auf die Sie den Zugriff verlieren, wird bei der nächsten Frage ausgelassen.
Werden Aufgabeninhalte an den KI-Anbieter übermittelt?
Ja. Der Inhalt der angegebenen Quelle wird an den externen KI-Anbieter übermittelt, den der Administrator unter Einstellungen → KI auswählt: OpenAI, Gemini, Claude oder Grok. E-Mails gelangen niemals in eine im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank.
Was passiert, wenn ich zu viele Quellen angebe?
Das Programm kürzt die Auswahl und informiert Sie darüber, was nicht berücksichtigt wurde. Allgemeine Bereiche werden zuerst ausgelassen, zum Beispiel der gesamte Arbeitsbereich. Explizit angegebene Aufgaben und Notizen bleiben erhalten.
Ist der alte Unterhaltungsverlauf mit der Einführung von Threads verschwunden?
Nein. Beim ersten Öffnen wird der bisherige Verlauf automatisch anhand des Kontexts, in dem die Unterhaltungen geführt wurden, in Threads aufgeteilt.
Kann die private Notiz eines Kollegen in einer Antwort erscheinen?
Nein. Der Zugriff auf eine Notiz hängt davon ab, wem sie gehört und mit wem sie geteilt wurde, nicht von der Mitgliedschaft im Arbeitsbereich. Eine private Notiz kann nicht einmal ein Administrator aus demselben Arbeitsbereich sehen.