Mistä AI-avustajan konteksti muodostuu?
Task Managerin AI-avustajan konteksti alkaa Tehtävistäsi. Jos tarvitset muuta materiaalia, valitse se keskustelun lähteeksi. Sinun ei tarvitse selittää, että kyse on Meblexille tehdystä tarjouksesta, jos keskusteluun on jo liitetty Tehtävä, keskustelu vaatimusten muutoksesta ja kokousmuistiinpano. Voit vain kysyä: ”Mitä pitää vielä sopia?”
Jokainen keskustelu on oma viestiketjunsa, jolla on oma historiansa ja lähteensä. Voit yhdistää samaan lähdejoukkoon kaksi Tehtävää, keskustelun, muistiinpanon ja seitsemän päivän Kalenterinäkymän. Rekrytointia koskeva keskustelu ei tällöin sekoitu laskuja koskevaan keskusteluun. Viestiketjut ovat yksityisiä - kukaan muu, ei edes ylläpitäjä, näe niitä.
Avustaja tuntee myös tehtäväsi, keskustelusi ja työtilasi. Pro-versiossa mukaan tulee indeksoitu yrityksen tietopankki: se sisältää tehtävien ja keskustelujen tiivistelmiä sekä otteita alkuperäisistä muistiinpanoista ja tiedostoista. Ohjelma päivittää sen kerran vuorokaudessa, kun joku käyttää sovellusta, ellei pääkäyttäjä ole poistanut automaattista päivitystä käytöstä. Cronia ei tarvita tähän. Kun kysymys on vähintään 12 merkkiä pitkä, ohjelma voi etsiä sopivia tietueita tästä tietopankista ja liittää ne vastauksen kontekstiin.
Mitä avustaja näkee
Valitset lähteet keskustelun yläpuolella olevalla painikkeella. Ikkuna toimii kuten Tiedostot: siirryt Työtilasta sen Tehtäviin ja keskusteluihin ja edelleen kansioihin ja muistiinpanoihin. Rivin napsauttaminen valitsee lähteen, ja nuoli › vie syvemmälle. Kun valitset Tehtävän tai keskustelun, mukaan tulevat myös siihen lisätyt tiedostot - sekä viesteistä että Tiedostot-moduulista. Tehtävän tai keskustelun nimen vieressä näet, kuinka monta tiedostoa viestiketju sisältää.
Voit valita lähteeksi Omat tehtävät, kalenterin (oletuksena viimeiset 30 ja seuraavat 90 päivää), koko työtilan, tehtävän, keskustelun, muistiinpanon, oman kansion alikansioineen tai yksittäisen tiedoston. Kansiosta malliin päätyvät vain omat tiedostosi; toisen henkilön kansiota tai tehtävän/keskustelun kansiota ei voi valita erillisenä lähteenä. Sähköposti on käytettävissä vain, jos pääkäyttäjä on ottanut sen käyttöön kohdassa Asetukset → AI. Voit valita vain oman postilaatikkosi; toisen postilaatikkoa ei voi valita edes pääkäyttäjä. Pitkää muistiinpanoa avustaja lukee osissa ja hakee lisää tarvittaessa.
Raja on 30 lähdettä ja 60 000 merkkiä. Luettelon alla näet käyttöasteen. Jos ylität rajan, avustaja kertoo, mitä se jätti huomioimatta. Yleiset rajaukset väistyvät ensin; suoraan valitut Tehtävät säilyvät. Ohjelma tarkistaa lähteen käyttöoikeuden tallennettaessa ja uudelleen kysymystä muodostettaessa, koska käyttöoikeudet voivat muuttua.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kirjoittaa jokaisen kysymyksen alkuselvitystä uudelleen. Ilman kontekstia sinun täytyy muistuttaa, mistä asiakkaasta puhut ja minne kirjäsitte sopimanne asiat. Täällä voit kysyä lyhyesti tietystä asiasta sen sijaan, että saisit yleisen vastauksen yrityksistä.
Palaat asiakkaan pariin kahden viikon päästä ilman, että sinun tarvitsee käydä koko keskustelua uudelleen läpi. Keskustelun historia ja materiaalit ovat käden ulottuvilla, myös perjantai-iltana lisätty liite. Rinnakkaiset asiat eivät sekoitu toisiinsa.
Sinun ei tarvitse arvailla, päätyykö vastaukseen kollegan yksityinen muistiinpano, jota hän ei ole jakanut kanssasi. Edes ylläpitäjä ei voi lukea sitä ilman jakamista. Ylläpitäjä ei näe myöskään keskustelujasi avustajan kanssa.
Miltä käyttö näyttää käytännössä
Graafikko työskentelee kolmen asiakkaan kanssa, jokaisen omassa Työtilassaan. Yhden asiakkaan viestiketjuun hän liittää briefin sisältävän Tehtävän, keskustelun, jossa asiakas vastaa luonnoksiin, sekä oman kansion omine lähdetiedostoineen. Hän kysyy: ”Mitä ei ole vielä hyväksytty?” Hän saa vastauksen näistä kolmesta paikasta avaamatta niitä erikseen.
Viikkoa myöhemmin asiakas lähettää liitteen, jossa on kommentteja. Graafikon ei tarvitse kopioida sitä keskusteluun. Tehtävään liitetty tiedosto tulee mukaan kontekstiin, joten graafikko voi kysyä tiedostoon kirjatuista kommenteista. Suurista tiedostoista avustaja voi nähdä vain osan: Tehtävään liitettyjen tiedostojen esikatselun yhteisraja on 8000 merkkiä. Uutta asiaa varten hän aloittaa viestiketjun painikkeella ”+ Uusi”. Jos hän haluaa säilyttää materiaalikokonaisuuden, hän valitsee valikosta ⋮ ”Monista lähteineen”.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö avustaja koko yrityksen tehtävät?
Ei. Avustajalla on pääsy vain tehtäviin ja keskusteluihin, joihin sinulla on käyttöoikeudet; ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin. Lähde, johon menetät pääsyn, ohitetaan seuraavan kysymyksen yhteydessä.
Päätyykö tehtävien sisältö AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä. Valitun lähteen sisältö lähetetään ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle, jonka ylläpitäjä valitsee kohdassa Asetukset → AI: OpenAI, Gemini, Claude tai Grok. Sähköpostia ei koskaan tallenneta taustalla indeksoitavaan tietämyskannaan.
Mitä tapahtuu, jos valitsen liikaa lähteitä?
Ohjelma rajaa lähteiden joukkoa ja ilmoittaa, mitä se ei ottanut mukaan. Yleiset rajaukset, kuten koko työtila, jätetään ensin pois. Erikseen nimetyt tehtävät ja muistiinpanot säilyvät.
Katosiko vanha keskusteluhistoria viestiketjujen käyttöönoton jälkeen?
Ei. Ensimmäisellä käyttökerralla aiempi historia jaetaan automaattisesti viestiketjuihin sen mukaan, missä yhteydessä keskusteluja käytiin.
Voiko kollegan yksityinen muistiinpano näkyä vastauksessa?
Ei. Muistiinpanon käyttöoikeus riippuu sen omistajasta ja siitä, kenelle hän on jakanut sen, ei Työtilan jäsenyydestä. Yksityistä muistiinpanoa ei näe edes saman Työtilan ylläpitäjä.