¿En qué consiste el contexto en el Asistente de IA?
El contexto del Asistente de IA en Task Manager empieza por tus tareas. Si necesitas otros materiales, los seleccionas como fuentes de la conversación. No hace falta que expliques que se trata de una oferta para Meblex si ya se han añadido a la conversación la tarea, el chat sobre el cambio de requisitos y la nota de la reunión. Puedes preguntar directamente: «¿Qué queda por concretar?».
Cada conversación es un hilo independiente, con su propio historial y conjunto de fuentes. En un mismo conjunto puedes combinar dos tareas, un chat, una nota y siete días del calendario. Así, la conversación sobre contratación no se mezcla con la de las facturas. Los hilos son privados: nadie más puede verlos, tampoco el administrador.
El Asistente también conoce tus tareas, chats y espacios de trabajo. En la variante Pro se añade una base de conocimiento de la empresa indexada: incluye resúmenes de tareas y conversaciones, así como fragmentos de notas y archivos originales. El programa la actualiza una vez al día, cuando alguien usa la aplicación, salvo que el administrador haya desactivado la actualización automática. No se necesita un cron para ello. Ante una pregunta de al menos 12 caracteres, el programa puede buscar entradas coincidentes en esta base y añadirlas al contexto de la respuesta.
Qué tiene el asistente a la vista
Seleccionas las fuentes con el botón que hay encima de la conversación. La ventana funciona como Archivos: pasas del espacio de trabajo a sus tareas y chats, y después a las carpetas y notas. Al hacer clic en una fila, seleccionas la fuente, y la flecha › te permite profundizar. Al seleccionar una tarea o un chat, también se incluyen los archivos adjuntos, tanto los de los mensajes como los del módulo Archivos. Junto al nombre de la tarea o del chat puedes ver cuántos archivos incluye ese hilo.
Puedes indicar Mis tareas, el calendario (por defecto, los últimos 30 días y los próximos 90), todo el espacio de trabajo, una tarea, un chat, una nota, una carpeta propia con subcarpetas o un único archivo. De una carpeta, al modelo solo llegarán tus propios archivos; no podrás elegir como fuente independiente la carpeta de otra persona ni la de una tarea o un chat. El Correo solo está disponible si el administrador lo activa en Ajustes → IA. Solo puedes indicar tu propio buzón; ni siquiera el administrador puede indicar el de otra persona. Una nota larga el asistente la lee por partes y va incorporando más según las necesite.
El límite es de 30 fuentes y 60 000 caracteres. Debajo de la lista puedes ver una barra de uso. Si superas el límite, el asistente indicará qué ha dejado fuera. Primero se excluyen los ámbitos generales; las tareas seleccionadas expresamente se mantienen. El programa comprueba el acceso a la fuente al guardarla y de nuevo al preparar la pregunta, porque los permisos pueden cambiar.
¿Qué ganas?
No tienes que volver a escribir la introducción para cada pregunta. Sin contexto, tienes que recordar de qué cliente hablas y dónde registrasteis lo acordado. Aquí puedes preguntar brevemente por un asunto concreto, en lugar de recibir una respuesta sobre empresas en general.
Puedes retomar el trabajo con un cliente dos semanas después sin reconstruir toda la conversación. Tienes a mano su historial y sus materiales, incluido un archivo adjunto enviado el viernes por la noche. Los asuntos paralelos no se mezclan.
No tienes que preguntarte si en la respuesta aparecerá una nota privada de un compañero que no ha compartido contigo. Ni siquiera un administrador podrá leerla si no se comparte. Tampoco podrá ver tus conversaciones con el asistente.
Cómo funciona en el trabajo
Una diseñadora gráfica lleva tres clientes, cada uno en un espacio de trabajo independiente. En el hilo de uno de ellos añade una tarea con el briefing, un chat con las respuestas del cliente a las maquetas y una carpeta propia con sus propios archivos de referencia. Pregunta: «¿Qué queda por aprobar?». Obtiene una respuesta a partir de esos tres sitios sin tener que abrirlos uno por uno.
Una semana después, el cliente envía un archivo adjunto con comentarios. La diseñadora no lo copia en la conversación. El archivo adjunto a la tarea se incorpora al contexto, así que puede preguntar por los comentarios que contiene. En archivos más grandes, el asistente puede ver solo un fragmento: la vista previa de los archivos adjuntos a una tarea tiene un límite total de 8000 caracteres. Para un asunto nuevo, crea un hilo con el botón «+ Nuevo». Si quiere conservar el conjunto de materiales, selecciona «Duplicar con fuentes» en el menú ⋮.
Preguntas frecuentes
¿El Asistente ve las tareas de toda la empresa?
No. El Asistente solo tiene acceso a las tareas y los chats para los que tienes permisos; el administrador tiene acceso a todos. Si pierdes el acceso a una fuente, se omitirá en la siguiente pregunta.
¿El contenido de las tareas se envía al proveedor de IA?
Sí. El contenido de la fuente indicada se envía al proveedor externo de IA que el administrador elija en Configuración → IA: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. El correo nunca se envía a la base de conocimiento indexada en segundo plano.
¿Qué pasa si indico demasiadas fuentes?
El programa reducirá el conjunto e indicará qué elementos ha excluido. Primero se omiten los ámbitos generales, por ejemplo, todo un Espacio de trabajo. Las tareas y notas indicadas expresamente se mantienen.
¿Ha desaparecido el historial antiguo de conversaciones al introducir los hilos?
No. La primera vez que accedas, el historial existente se dividirá automáticamente en hilos según el contexto en el que se mantuvieron las conversaciones.
¿Puede aparecer en una respuesta una nota privada de un compañero?
No. El acceso a una nota depende de quién es su propietario y de con quién la ha compartido, no de la pertenencia al espacio de trabajo. Ni siquiera un administrador del mismo espacio de trabajo podrá ver una nota privada.