Vad innebär sammanhang i AI-assistenten?

Kontexten i AI-assistenten i Task Manager börjar med dina uppgifter. Om du behöver annat material anger du det som källor för konversationen. Du behöver inte förklara att det gäller ett erbjudande till Meblex om uppgiften, chatten om ändrade krav och mötesanteckningen redan har lagts till i konversationen. Du kan helt enkelt fråga: ”Vad återstår att komma överens om?”

Varje konversation är en egen tråd med en egen historik och en egen uppsättning källor. I en uppsättning kan du kombinera två uppgifter, en chatt, en anteckning och sju dagars kalender. Då blandas inte konversationen om rekrytering ihop med konversationen om fakturor. Trådarna är privata - ingen annan kan se dem, inte heller administratören.

AI-assistenten känner också till dina uppgifter, chattar och arbetsytor. I Pro-varianten tillkommer en indexerad kunskapsbas om företaget: den omfattar sammanfattningar av uppgifter och samtal samt utdrag ur originalanteckningar och filer. Programmet uppdaterar den en gång om dygnet när någon använder appen, såvida administratören inte har stängt av den automatiska uppdateringen. Cron behövs inte för detta. Vid en fråga på minst 12 tecken kan programmet söka efter matchande poster i denna bas och lägga till dem i svarets kontext.

Vad assistenten har framför sig

Du väljer källor med knappen ovanför konversationen. Fönstret fungerar som Filer: du går från arbetsytan till dess uppgifter och chattar och vidare till mappar och anteckningar. Klicka på en rad för att välja en källa, och pilen › leder vidare. När du väljer en uppgift eller chatt ingår även filer som har laddats upp där - både från meddelanden och från modulen Filer. Bredvid namnet på uppgiften eller chatten ser du hur många filer som ingår i tråden.

Du kan välja Mina uppgifter, kalendern (som standard de senaste 30 och de kommande 90 dagarna), en hel arbetsyta, en uppgift, en chatt, en anteckning, en egen mapp med undermappar eller en enskild fil. Från en mapp skickas bara dina egna filer till modellen; du kan inte välja någon annans mapp eller en uppgifts- eller chattmapp som separat källa. E-post är bara tillgängligt om administratören aktiverar det under Inställningar → AI. Du kan bara välja din egen inkorg; inte ens administratören kan välja någon annans. En lång anteckning läser assistenten i delar och hämtar fler när den behöver dem.

Gränsen är 30 källor och 60 000 tecken. Under listan ser du en indikator för hur mycket utrymme som används. Om du överskrider gränsen listar assistenten det som inte tagits med. Breda källor tas bort först; uppgifter som du har valt uttryckligen blir kvar. Programmet kontrollerar åtkomsten till en källa när den sparas och igen när frågan skapas, eftersom behörigheter kan ändras.

Vad vinner du?

Du behöver inte skriva om inledningen inför varje fråga. Utan kontext måste du påminna assistenten om vilken kund du menar och var ni dokumenterade överenskommelserna. Här kan du ställa korta frågor om ett konkret ärende i stället för att få ett allmänt svar om företag.

Du kan återkomma till kunden efter två veckor utan att gå igenom hela konversationen igen. Historiken och materialet finns nära till hands, även en bilaga som laddades upp sent på fredagskvällen. Ärenden som pågår parallellt blandas inte ihop.

Du behöver inte undra om svaret hämtar information från en kollegas privata anteckning som hen inte har delat med dig. Inte ens en administratör kan läsa den utan att den delas. Administratören kan inte heller se dina konversationer med assistenten.

Så fungerar det i arbetet

En grafisk designer ansvarar för tre kunder, var och en i en separat arbetsyta. Till tråden om en av dem lägger hen till uppgiften med briefen, chatten med kundens svar på skisserna och en egen mapp med egna källfiler. Hen frågar: ”Vad har inte godkänts än?” och får ett svar baserat på de tre källorna utan att öppna var och en av dem.

En vecka senare skickar kunden en bilaga med synpunkter. Den grafiska designern behöver inte klistra in den i konversationen. Filen som är kopplad till uppgiften ingår i kontexten, så hen kan fråga om synpunkterna i filen. För större filer kan assistenten bara se en del: förhandsvisningen av filer som är kopplade till en uppgift har en sammanlagd gräns på 8000 tecken. För ett nytt ärende skapar hen en tråd med knappen ”+ Ny”. Om hen vill behålla en uppsättning material väljer hen ”Duplicera med källor” i menyn ⋮.

Vanliga frågor

Ser assistenten hela företagets uppgifter?

Nej. Assistenten har bara tillgång till uppgifter och chattar som du har behörighet till; administratören har tillgång till alla. Om du förlorar åtkomsten till en källa hoppas den över vid nästa fråga.

Skickas innehållet i uppgifterna till AI-leverantören?

Ja. Innehållet i den angivna källan skickas till den externa AI-leverantör som administratören väljer under Inställningar → AI: OpenAI, Gemini, Claude eller Grok. E-post hamnar aldrig i den bakgrundsindexerade kunskapsbasen.

Vad händer om jag anger för många källor?

Programmet begränsar urvalet och meddelar vad som inte har tagits med. Breda urval tas bort först, till exempel en hel arbetsyta. Uppgifter och anteckningar som du har angett direkt behålls.

Försvann den gamla konversationshistoriken när trådar infördes?

Nej. Första gången du öppnar vyn delas den befintliga historiken automatiskt upp i trådar utifrån sammanhanget för konversationerna.

Kan en kollegas privata anteckning visas i svaret?

Nej. Åtkomsten till en anteckning beror på vem som äger den och vem den har delats med, inte på medlemskap i en arbetsyta. Inte ens en administratör i samma arbetsyta kan se en privat anteckning.