Miből áll a kontextus az AI-asszisztensben?
A Task Manager AI-asszisztensének a kontextusa a feladataiddal kezdődik. Ha más anyagokra is szükséged van, forrásként adhatod meg őket a beszélgetéshez. Nem kell elmagyaráznod, hogy a Meblexnek szóló ajánlatról van szó, ha a beszélgetéshez már hozzá van rendelve a feladat, a követelmények módosításáról szóló csevegés és a megbeszélés jegyzete. Egyszerűen megkérdezheted: „Mi maradt még tisztázatlan?”.
Minden beszélgetés külön beszélgetésszál, saját előzményekkel és forrásokkal. Egyetlen forráskészletben összekapcsolhatsz két feladatot, egy csevegést, egy jegyzetet és hét napot a naptárból. Így a toborzásról szóló beszélgetés nem keveredik össze a számlákról szólóval. A beszélgetésszálak privátak - senki más nem látja őket, még a rendszergazda sem.
Az asszisztens ismeri a Feladataidat, Csevegéseidet és Munkaterületeidet is. A Pro csomagban ehhez indexelt vállalati tudásbázis is tartozik: ez tartalmazza a feladatok és beszélgetések összefoglalóit, valamint az eredeti jegyzetek és fájlok részleteit. A program naponta egyszer frissíti, amikor valaki használja az alkalmazást, hacsak az adminisztrátor ki nem kapcsolta az automatikus frissítést. Ehhez nincs szükség cronra. Ha a kérdés legalább 12 karakter hosszú, a program a tudásbázisban kereshet hozzá illő bejegyzéseket, és csatolhatja azokat a válasz kontextusához.
Mit lát az asszisztens
A forrásokat a beszélgetés feletti gombbal választhatod ki. Az ablak a Fájlokhoz hasonlóan működik: a Munkaterületről továbbléphetsz annak feladataihoz és csevegéseihez, majd a mappákhoz és jegyzetekhez. Egy sorra kattintva kijelölöd a forrást, a › nyíl pedig mélyebbre vezet. Egy feladat vagy csevegés megadásakor a hozzá feltöltött fájlok is bekerülnek - az üzenetekből és a Fájlok modulból származók egyaránt. A feladat vagy csevegés neve mellett látod, hány fájlt tartalmaz az adott beszélgetésszál.
Megjelölheted a Saját feladataimat, a naptárat (alapértelmezetten az elmúlt 30 és a következő 90 napot), a teljes munkaterületet, egy feladatot, csevegést, jegyzetet, saját mappát almappákkal, vagy egyetlen fájlt. Egy mappából csak a saját fájljaid kerülnek a modellhez; másik személy mappáját vagy egy feladat/csevegés mappáját nem választhatod ki külön forrásként. A Levelezés csak akkor elérhető, ha az adminisztrátor bekapcsolja a Beállítások → AI menüben. Csak a saját postafiókodat jelölheted meg; másét még az adminisztrátor sem jelölheti meg. A hosszú jegyzetet az asszisztens részletekben olvassa, és szükség esetén további részeket von be.
A korlát 30 forrás és 60 000 karakter. A lista alatt láthatod a felhasználtságot jelző sávot. Ha túlléped a keretet, az asszisztens felsorolja, mit nem vett figyelembe. Először az általánosan megadott tartományok maradnak ki; a konkrétan megadott feladatok megmaradnak. A program a forrás mentésekor és a kérdés összeállításakor is ellenőrzi a hozzáférést, mert a jogosultságok változhatnak.
Mit nyersz vele?
Nem kell minden kérdéshez újra megírnod a bevezetőt. Kontextus nélkül emlékeztetned kell arra, melyik ügyfélről van szó, és hol rögzítettétek a megállapodásokat. Itt röviden kérdezhetsz egy konkrét ügyről, ahelyett hogy általánosságban a cégekről kapnál választ.
Két hét után is visszatérhetsz az ügyfélhez anélkül, hogy újra végig kellene venned a teljes beszélgetést. Kéznél van az előzmény és az anyagok, még a péntek este feltöltött melléklet is. A párhuzamos ügyek nem keverednek össze.
Nem kell azon aggódnod, hogy bekerülhet-e a válaszba egy kolléga privát jegyzete, amelyet nem osztott meg veled. A rendszergazda sem olvashatja el megosztás nélkül. Az asszisztenssel folytatott beszélgetéseidet sem látja.
Így néz ki a gyakorlatban
A grafikus három ügyfelet kezel, mindegyiket külön munkaterületen. Az egyik ügyfél beszélgetésszálához hozzáad egy feladatot a briefjével, egy csevegést az ügyfél makettekkel kapcsolatos válaszaival, valamint egy saját mappát a forrásfájljaival. Ezt kérdezi: „Mit nem hagytak még jóvá?” A választ mindhárom helyről megkapja anélkül, hogy mindegyiket külön megnyitná.
Egy héttel később az ügyfél megjegyzéseket tartalmazó mellékletet küld. A grafikus nem másolja be a beszélgetésbe. A feladathoz csatolt fájl a feladattal együtt bekerül a kontextusba, így a grafikus rákérdezhet a fájlban szereplő megjegyzésekre. Nagyobb fájloknál az asszisztens csak egy részletet láthat: a feladathoz csatolt fájlok előnézetének teljes kerete 8000 karakter. Új ügyhöz a „+ Új” gombbal hoz létre beszélgetésszálat. Ha meg akarja őrizni az anyagok összeállítását, a ⋮ menüben a „Duplikálás forrásokkal” lehetőséget választja.
Gyakori kérdések
Látja az asszisztens a vállalat összes feladatát?
Nem. Az asszisztens csak azokhoz a feladatokhoz és csevegésekhez fér hozzá, amelyekhez jogosultságod van; az adminisztrátor mindegyikhez hozzáfér. Azt a forrást, amelyhez elveszíted a hozzáférést, a következő kérdésnél kihagyja.
Eljutnak a feladatok tartalmai az AI-szolgáltatóhoz?
Igen. A megadott forrás tartalma eljut ahhoz a külső AI-szolgáltatóhoz, amelyet az adminisztrátor a Beállítások → AI menüpontban választ ki: OpenAI, Gemini, Claude vagy Grok. A levelezés soha nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba.
Mi történik, ha túl sok forrást adok meg?
A program leszűkíti a készletet, és tájékoztat arról, mit hagyott ki. Először az általános tartományok maradnak ki, például egy teljes Munkaterület. A konkrétan megadott feladatok és jegyzetek megmaradnak.
Eltűnt a régi beszélgetési előzmény a beszélgetésszálak bevezetése után?
Nem. Az első belépéskor a korábbi előzmények automatikusan beszélgetésszálakra bomlanak annak alapján, milyen kontextusban folytak a beszélgetések.
Megjelenhet egy kolléga privát jegyzete a válaszban?
Nem. A jegyzethez való hozzáférés a tulajdonosától és attól függ, hogy kivel osztotta meg, nem pedig a Munkaterület-tagságtól. Egy privát jegyzetet még ugyanazon Munkaterület rendszergazdája sem láthat.