In cosa consiste il contesto nell'Assistente AI?
Il contesto dell’Assistente AI in Task Manager parte dalle tue attività. Se ti servono altri materiali, li selezioni come fonti della conversazione. Non devi spiegare che si tratta di un’offerta per Meblex se nella conversazione sono già inclusi un’attività, una chat sulla modifica dei requisiti e una nota della riunione. Puoi semplicemente chiedere: «Cos’altro resta da definire?».
Ogni conversazione è una discussione separata, con una propria cronologia e un proprio insieme di fonti. In un unico insieme puoi combinare due attività, una chat, una nota e sette giorni di calendario. In questo modo, la conversazione sul recruiting non si mescola a quella sulle fatture. Le discussioni sono private: non sono visibili a nessun altro, nemmeno all’amministratore.
L'Assistente conosce anche le tue attività, chat e spazi di lavoro. Nella variante Pro si aggiunge una base di conoscenza aziendale indicizzata: comprende riepiloghi di attività e conversazioni, oltre a frammenti delle note e dei file originali. Il programma la aggiorna una volta al giorno, quando qualcuno usa l'applicazione, a meno che l'amministratore non abbia disattivato l'aggiornamento automatico. Non serve un cron per questo. Quando una domanda ha almeno 12 caratteri, il programma può cercare le voci corrispondenti in questa base e includerle nel contesto della risposta.
Cosa ha davanti l’Assistente
Selezioni le fonti con il pulsante sopra la conversazione. La finestra funziona come File: passi dallo Spazio di lavoro alle sue attività e chat, poi alle cartelle e alle note. Facendo clic su una riga selezioni la fonte, mentre la freccia › ti porta più in profondità. Selezionando un’attività o una chat includi anche i file allegati, sia nei messaggi sia nel modulo File. Accanto al nome dell’attività o della chat vedi quanti file sono inclusi nella discussione.
Puoi indicare Le mie attività, il calendario (per impostazione predefinita gli ultimi 30 e i prossimi 90 giorni), un intero spazio di lavoro, un'attività, una chat, una nota, una tua cartella con sottocartelle oppure un singolo file. Da una cartella arriveranno al modello solo i tuoi file; non potrai scegliere come fonte separata la cartella di un'altra persona né quella di un'attività o di una chat. La Posta è disponibile solo se l'amministratore la attiva in Impostazioni → AI. Puoi indicare esclusivamente la tua casella; quella di un altro non la indicherà nemmeno l'amministratore. Una nota lunga l'assistente la legge a porzioni e ne recupera altre quando gli servono.
Il limite è di 30 fonti e 60 000 caratteri. Sotto l’elenco trovi una barra che mostra lo spazio occupato. Se superi il limite, l’Assistente elenca ciò che non ha incluso. Vengono escluse prima le selezioni generiche; le attività indicate esplicitamente restano. Il programma verifica l’accesso alla fonte al momento del salvataggio e di nuovo quando prepara la domanda, perché le autorizzazioni possono cambiare.
Cosa ci guadagni?
Non devi riscrivere l’introduzione per ogni domanda. Senza contesto, devi ricordare all’Assistente di quale cliente stai parlando e dove avete annotato gli accordi. Qui puoi fare domande brevi e specifiche, invece di ricevere risposte generiche sulle aziende.
Riprendi una conversazione con un cliente dopo due settimane senza dover ricostruire l’intero scambio. Hai a portata di mano la cronologia e i materiali, incluso l’allegato caricato venerdì sera. Le questioni parallele non si mescolano.
Non devi chiederti se nella risposta finirà una nota privata di un collega che non ti ha condiviso. Non può leggerla nemmeno l’amministratore, se non gli viene condivisa. L’amministratore non vede neanche le tue conversazioni con l’Assistente.
Come funziona nella pratica
Una graphic designer segue tre clienti, ciascuno in uno Spazio di lavoro separato. Nella discussione su uno di loro aggiunge un’attività con il brief, una chat con le risposte del cliente alle bozze e una propria cartella con i file sorgente. Chiede: «Cos’altro non è ancora stato approvato?». Riceve una risposta basata su queste tre fonti senza aprirle una per una.
Una settimana dopo, il cliente invia un allegato con le sue osservazioni. La graphic designer non lo copia nella conversazione. Il file allegato all’attività viene incluso nel contesto, così può chiedere informazioni sulle osservazioni annotate nel file. Per i file più grandi, l’Assistente potrebbe vedere solo un estratto: l’anteprima dei file allegati all’attività ha un limite complessivo di 8000 caratteri. Per un nuovo argomento, crea una discussione con il pulsante «+ Nuova». Se vuole conservare l’insieme di materiali, sceglie «Duplica con le fonti» dal menu ⋮.
Domande frequenti
L'Assistente vede le attività di tutta l'azienda?
No. L'Assistente accede solo alle attività e alle chat per cui hai le autorizzazioni; l'amministratore può accedere a tutte. La fonte a cui non hai più accesso verrà esclusa alla domanda successiva.
I contenuti delle attività vengono inviati al fornitore AI?
Sì. Il contenuto della fonte indicata viene inviato al fornitore AI esterno scelto dall'amministratore in Impostazioni → AI: OpenAI, Gemini, Claude oppure Grok. La posta non viene mai inserita in una base di conoscenza indicizzata in background.
Cosa succede se indico troppe fonti?
Il programma riduce l'insieme e ti informa su cosa ha escluso. Vengono escluse per prime le selezioni generiche, per esempio un intero Spazio di lavoro. Le attività e le note indicate esplicitamente restano incluse.
La cronologia delle vecchie conversazioni è scomparsa con l'introduzione delle discussioni?
No. Al primo accesso, la cronologia esistente viene suddivisa automaticamente in discussioni in base al contesto in cui si sono svolte le conversazioni.
Una nota privata di un collega può comparire nella risposta?
No. L’accesso alla nota dipende dal suo proprietario e da chi l’ha condivisa, non dall’appartenenza allo Spazio di lavoro. Nemmeno un amministratore dello stesso Spazio di lavoro può vedere una nota privata.