Em que consiste o contexto no Assistente de IA?
O contexto do Assistente de IA no Task Manager começa pelas suas tarefas. Se precisar de outros materiais, indique-os como fontes da conversa. Não precisa de explicar que se trata da proposta para a Meblex se a tarefa, o chat sobre a alteração dos requisitos e a nota da reunião já estiverem associados à conversa. Basta perguntar: «O que falta ainda decidir?».
Cada conversa é um tópico separado, com o seu próprio histórico e conjunto de fontes. Num mesmo conjunto, pode combinar duas tarefas, um chat, uma nota e sete dias do calendário. Assim, a conversa sobre recrutamento não se mistura com a conversa sobre faturas. Os tópicos são privados - mais ninguém os vê, nem mesmo o administrador.
O Assistente também conhece as suas tarefas, conversas e espaços de trabalho. Na versão Pro acresce uma base de conhecimento indexada sobre a empresa: inclui resumos de tarefas e conversas, bem como excertos de notas e ficheiros originais. O programa atualiza-a uma vez por dia, quando alguém utiliza a aplicação, salvo se o administrador tiver desativado a atualização automática. Não é necessário cron para isso. Perante uma pergunta com pelo menos 12 carateres, o programa pode procurar entradas correspondentes nesta base e incluí-las no contexto da resposta.
O que o assistente tem à sua frente
Escolha as fontes no botão acima da conversa. A janela funciona como a secção Ficheiros: percorre a área de trabalho até às respetivas tarefas e chats e, depois, às pastas e notas. Ao clicar numa linha, seleciona a fonte; a seta › permite avançar. Ao indicar uma tarefa ou um chat, são incluídos também os ficheiros anexados - tanto nas mensagens como no módulo Ficheiros. Junto ao nome da tarefa ou do chat, vê quantos ficheiros esse tópico inclui.
Pode indicar As minhas tarefas, o calendário (por predefinição, os últimos 30 e os próximos 90 dias), todo o workspace, uma tarefa, uma conversa, uma nota, uma pasta própria com subpastas ou um único ficheiro. De uma pasta, só os seus ficheiros chegam ao modelo; não pode escolher como fonte separada a pasta de outra pessoa nem a pasta de uma tarefa ou conversa. O e-mail só está disponível se o administrador o ativar em Definições → IA. Só pode indicar a sua própria caixa de correio; a de outra pessoa não pode ser indicada, nem pelo administrador. Uma nota longa é lida pelo assistente por partes, e são obtidas partes adicionais sempre que necessário.
O limite é de 30 fontes e 60 000 caracteres. Abaixo da lista, vê uma barra de utilização. Se ultrapassar o limite, o assistente indica o que não foi incluído. Os âmbitos gerais são os primeiros a ser excluídos; as tarefas indicadas explicitamente mantêm-se. O programa verifica o acesso à fonte ao guardar e novamente ao preparar a pergunta, pois as permissões podem mudar.
O que ganha?
Não precisa de voltar a escrever a introdução para cada pergunta. Sem contexto, tem de recordar de que cliente está a falar e onde registaram os acordos. Aqui pode fazer perguntas curtas sobre um assunto concreto, em vez de receber uma resposta sobre empresas em geral.
Volta ao cliente duas semanas depois sem ter de reconstituir toda a conversa. Tem o histórico e os materiais à mão, incluindo o anexo enviado na sexta-feira à noite. Os assuntos em paralelo não se misturam.
Não precisa de adivinhar se a resposta vai incluir uma nota privada de um colega que não lhe foi partilhada. Nem mesmo um administrador a pode ler sem partilha. Também não vê as suas conversas com o assistente.
Como funciona na prática
Um designer gráfico trabalha com três clientes, cada um num workspace separado. Associa ao tópico de um deles a tarefa com o briefing, o chat com as respostas do cliente às maquetes e a sua própria pasta com os ficheiros de origem. Pergunta: «O que ainda não foi aprovado?». Recebe uma resposta baseada nestes três locais sem ter de abrir cada um deles.
Uma semana depois, o cliente envia um anexo com comentários. O designer gráfico não o copia para a conversa. O ficheiro associado à tarefa passa a fazer parte do contexto, por isso pode perguntar pelos comentários registados no ficheiro. No caso de ficheiros maiores, o assistente pode ver apenas um excerto: a pré-visualização dos ficheiros associados à tarefa tem um limite total de 8000 caracteres. Para um novo assunto, cria um tópico com o botão «+ Novo». Se quiser manter o conjunto de materiais, escolhe «Duplicar com fontes» no menu ⋮.
Perguntas mais frequentes
O assistente consegue ver as tarefas de toda a empresa?
Não. O Assistente só tem acesso às tarefas e aos chats para os quais tem autorização; o administrador tem acesso a todos. Uma fonte a que deixe de ter acesso será ignorada na pergunta seguinte.
O conteúdo das tarefas é enviado para o fornecedor de IA?
Sim. O conteúdo da fonte indicada é enviado para um fornecedor externo de IA, escolhido pelo administrador em Definições → IA: OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. O correio eletrónico nunca é enviado para a base de conhecimento indexada em segundo plano.
O que acontece se indicar demasiadas fontes?
O programa reduz o conjunto e informa-o do que não foi incluído. Os âmbitos gerais são os primeiros a ser excluídos, por exemplo, toda a área de trabalho. As tarefas e notas indicadas explicitamente mantêm-se.
O histórico antigo das conversas desapareceu com a introdução dos tópicos?
Não. Na primeira entrada, o histórico existente é dividido automaticamente em tópicos, de acordo com o contexto em que as conversas decorreram.
Uma nota privada de um colega pode surgir numa resposta?
Não. O acesso à nota depende do respetivo proprietário e das pessoas com quem a partilhou, não da pertença à área de trabalho. Nem mesmo um administrador da mesma área de trabalho consegue ver uma nota privada.