En quoi consiste le contexte dans l'Assistant IA ?
Le contexte de l’Assistant IA dans Task Manager commence par vos tâches. Si vous avez besoin d’autres contenus, vous les indiquez comme sources de la conversation. Vous n’avez pas besoin de préciser qu’il s’agit d’un devis pour Meblex si la tâche, la discussion sur le changement des exigences et la note de réunion sont déjà ajoutées à la conversation. Vous pouvez simplement demander : « Qu’est-ce qu’il reste à définir ? »
Chaque conversation est un fil de discussion distinct, avec son propre historique et ses propres sources. Dans un même ensemble, vous pouvez associer deux tâches, une discussion, une note et sept jours du calendrier. Une conversation sur le recrutement ne se mélange ainsi pas à une conversation sur les factures. Les fils sont privés - personne d’autre ne peut les voir, pas même l’administrateur.
L’Assistant connaît aussi vos tâches, discussions et espaces de travail. Dans la version Pro s’ajoute une base de connaissances interne indexée : elle comprend les résumés des tâches et des conversations ainsi que des extraits des notes et fichiers originaux. Le programme la met à jour une fois par jour, dès qu’une personne utilise l’application, sauf si l’administrateur a désactivé la mise à jour automatique. Aucun cron n’est nécessaire pour cela. Pour une question comportant au moins 12 caractères, le programme peut rechercher les entrées correspondantes dans cette base et les ajouter au contexte de la réponse.
Ce que l’Assistant a sous les yeux
Vous choisissez les sources à l’aide du bouton situé au-dessus de la conversation. La fenêtre fonctionne comme le module Fichiers : vous passez de l’Espace de travail à ses tâches et discussions, puis aux dossiers et aux notes. Cliquez sur une ligne pour sélectionner une source ; la flèche › permet d’accéder au niveau suivant. Sélectionner une tâche ou une discussion inclut aussi les fichiers qui y ont été ajoutés - dans les messages comme dans le module Fichiers. À côté du nom de la tâche ou de la discussion, vous voyez combien de fichiers ce fil comprend.
Vous pouvez indiquer Mes tâches, le calendrier (par défaut les 30 derniers et 90 prochains jours), tout l'espace de travail, une tâche, une discussion, une note, un dossier personnel avec ses sous-dossiers, ou un fichier unique. D'un dossier, seuls vos propres fichiers sont transmis au modèle ; vous ne pouvez pas choisir comme source distincte le dossier d'une autre personne ni celui d'une tâche ou d'une discussion. La Messagerie n'est disponible que si l'administrateur l'active dans Paramètres → IA. Vous ne pouvez indiquer que votre propre boîte mail ; l'administrateur lui-même ne peut pas indiquer celle d'une autre personne. L'assistant lit une longue note par morceaux et en récupère davantage lorsqu'il en a besoin.
La limite est de 30 sources et de 60 000 caractères. Une barre de progression apparaît sous la liste. Si vous dépassez le budget, l’Assistant indique ce qu’il n’a pas pris en compte. Les éléments généraux sont écartés en premier ; les tâches explicitement sélectionnées sont conservées. Le programme vérifie l’accès à la source lors de son enregistrement, puis à nouveau lors de la préparation de la question, car les autorisations peuvent changer.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à réécrire l’introduction avant chaque question. Sans contexte, vous devez rappeler de quel client vous parlez et où les décisions ont été consignées. Ici, vous pouvez poser une question brève sur un sujet précis, au lieu de recevoir une réponse générale sur les entreprises.
Vous revenez vers un client deux semaines plus tard sans avoir à reconstituer toute la conversation. Son historique et ses contenus sont à portée de main, y compris la pièce jointe ajoutée vendredi soir. Les sujets traités en parallèle ne se mélangent pas.
Vous n’avez pas à vous demander si la réponse s’appuiera sur la note privée d’un collègue qu’il ne vous a pas partagée. Même un administrateur ne peut pas la lire sans qu’elle ait été partagée. Il ne peut pas non plus voir vos conversations avec l’Assistant.
À quoi cela ressemble au travail
Une graphiste gère trois clients, chacun dans un Espace de travail distinct. Dans le fil de discussion consacré à l’un d’eux, elle ajoute une tâche contenant le brief, une discussion avec les réponses du client sur les maquettes et son propre dossier de fichiers sources. Elle demande : « Qu’est-ce qui n’a pas encore été approuvé ? » Elle obtient une réponse à partir de ces trois sources sans avoir à ouvrir chacune d’elles.
Une semaine plus tard, le client envoie une pièce jointe avec ses remarques. La graphiste ne la copie pas dans la conversation. Le fichier associé à la tâche est ajouté au contexte avec celle-ci ; elle peut donc poser des questions sur les remarques consignées dans le fichier. Pour les fichiers volumineux, l’Assistant peut ne voir qu’un extrait : l’aperçu des fichiers associés à une tâche est limité à 8 000 caractères au total. Pour un nouveau sujet, elle crée un fil à l’aide du bouton « + Nouveau ». Pour conserver un ensemble de contenus, elle choisit « Dupliquer avec les sources » dans le menu ⋮.
Questions fréquentes
L’Assistant voit-il les tâches de toute l’entreprise ?
Non. L’Assistant n’accède qu’aux tâches et aux discussions pour lesquelles vous disposez des autorisations nécessaires ; l’administrateur peut accéder à toutes les tâches et discussions. Toute source à laquelle vous n’avez plus accès sera ignorée lors de votre prochaine question.
Le contenu des tâches est-il transmis au fournisseur d’IA ?
Oui. Le contenu de la source indiquée est transmis au fournisseur d’IA externe choisi par l’administrateur dans Paramètres → IA : OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. Les mails ne sont jamais ajoutés à la base de connaissances indexée en arrière-plan.
Que se passe-t-il si j’indique trop de sources ?
Le programme réduit l’ensemble des sources et vous indique ce qui n’a pas été pris en compte. Les sources générales sont écartées en premier, par exemple tout un Espace de travail. Les tâches et les notes que vous avez indiquées précisément sont conservées.
L’ancien historique des conversations a-t-il disparu avec l’introduction des fils de discussion ?
Non. Lors de votre première visite, l’historique existant est automatiquement réparti en fils de discussion selon le contexte dans lequel les conversations ont eu lieu.
Une note privée d’un collègue peut-elle apparaître dans une réponse ?
Non. L’accès à une note dépend de son propriétaire et des personnes avec lesquelles elle a été partagée, pas de l’appartenance à un Espace de travail. Même un administrateur du même Espace de travail ne peut pas voir une note privée.