Task Manager kann Ihr privates Arbeitsprotokoll führen: was Sie erstellt, was Sie geändert und was Sie sich angesehen haben (Sitzungen beim Durchsehen von Aufgaben, Chats und Notizen). Darauf basierend kennt der KI-Assistent den Kontext Ihrer Arbeit, und die Anwendung weist auf Dinge hin, die Ihnen entgangen sein könnten.

Was aufgezeichnet wird

  • Erstellung und Bearbeitung von Aufgaben, Statusänderungen, gesendete Nachrichten, hochgeladene Dateien, erstellte Notizen und Termine, neue Arbeitsbereiche,
  • Durchsuchungssitzungen: Öffnen einer Aufgabe/eines Chats/einer Notiz und ungefähre Arbeitszeit (ein Eintrag pro Sitzung, nicht bei jeder Aktualisierung).

Das Protokoll speichert ausschließlich Links und Titel. Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

Task Manager: Karte Aktivitätsverlauf mit einer Liste von Journaleinträgen.
Karte Aktivitätsverlauf: 50 letzte Journaleinträge und ein Schalter zum Ein- und Ausschalten der Aufzeichnung.

Was wir NIEMALS speichern

  • Inhalte von Nachrichten, Notizen oder E-Mails,
  • E-Mail (das Modul E-Mail bleibt komplett außerhalb des Protokolls),
  • Suchanfragen,
  • von Aktionen, die durch Automatisierungen oder Integrationen (n8n) ausgeführt wurden - das Protokoll beantwortet die Frage „Was habe ICH getan?“ und nicht „Was haben Skripte getan?“.

Datenschutz

Der Verlauf ist vollständig privat - niemand außer Ihnen sieht ihn, auch nicht der Administrator. Eine Zusammenfassung des Verlaufs (nicht das rohe Protokoll) gelangt in den Systemprompt des KI-Assistenten, also zu dem in der Anwendung konfigurierten KI-Anbieter - genau wie Ihre KI-Präferenzen.

Einstellungen (Profil → Aktivitätsverlauf)

  • Meinen Aktivitätsverlauf aufzeichnen - der Hauptschalter des Protokolls.
  • Hinweise aus meinem Verlauf anzeigen - Hinweise, die von der Anwendung selbst berechnet werden (ohne dass etwas an den KI-Anbieter gesendet wird); unabhängig von den administrativen KI-Hinweisen aus Unterhaltungen.
  • Letzte Ereignisse anzeigen - Vorschau der letzten 50 Protokolleinträge.
  • Verlauf löschen - entfernt unwiderruflich das gesamte Protokoll und die Zusammenfassung des Assistenten.

Ausschlüsse

Im Menü „⋯“ eines Arbeitsbereichs, einer Aufgabe, eines Chats oder einer Notiz finden Sie den Eintrag „Meine Aktivität hier nicht speichern“. Wenn Sie einen Arbeitsbereich ausschließen, gilt das für alle Aufgaben, Chats und Notizen darin. Durch erneutes Klicken machen Sie den Ausschluss rückgängig. Der Ausschluss gilt nur für Sie und hat keine Auswirkungen auf andere Mitglieder.

Hinweise aus dem Verlauf

Das Benachrichtigungscenter kann hinweisen (maximal drei gleichzeitig):

  • eine Aufgabe mit dem Status „In Bearbeitung“, an der seit 10 Tagen niemand gearbeitet hat,
  • einen Thread, der nach einer Serie Ihrer Arbeit liegen geblieben ist,
  • eine Erwähnung von Ihnen, die seit über 2 Tagen ohne Antwort wartet,
  • ein tägliches Ritual, das heute noch nicht abgehakt wurde.

Diese Hinweise erstellt die Anwendung selbst - sie funktionieren auch ohne eingerichtete KI und es werden keine Daten nach außen gesendet. Sie können sie unter Profil → Aktivitätsverlauf → „Hinweise aus meinem Verlauf anzeigen“ deaktivieren.

Vorgeschlagene Automatisierungen

Wenn Sie mindestens 3 Wochen lang dasselbe Ritual wiederholen (wöchentliche Aufgabe, tägliche Notiz, Nachricht nach Statusänderung), schlägt die Anwendung eine fertige Automatisierung vor. Ein Klick auf die Karte öffnet den Automatisierungs-Editor mit einem Entwurf - ungespeichert und deaktiviert. Sie prüfen, passen an und speichern selbst; die Anwendung aktiviert die Automatisierungsregel niemals für Sie. Die Funktion erfordert einen Plan mit Automatisierungen.