Task Manager kann Ihr privates Arbeitsprotokoll führen: was Sie erstellt, was Sie geändert und was Sie sich angesehen haben (Sitzungen beim Durchsehen von Aufgaben, Chats und Notizen). Darauf basierend kennt der KI-Assistent den Kontext Ihrer Arbeit, und die Anwendung weist auf Dinge hin, die Ihnen entgangen sein könnten.

Was aufgezeichnet wird

  • Erstellung und Bearbeitung von Aufgaben, Statusänderungen, gesendete Nachrichten, hochgeladene Dateien, erstellte Notizen und Termine, neue Arbeitsbereiche,
  • Durchsuchungssitzungen: Öffnen einer Aufgabe/eines Chats/einer Notiz und ungefähre Arbeitszeit (ein Eintrag pro Sitzung, nicht bei jeder Aktualisierung).

Das Protokoll speichert ausschließlich Links und Titel. Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

Was wir NIEMALS speichern

  • Inhalte von Nachrichten, Notizen oder E-Mails,
  • E-Mail (das Modul E-Mail bleibt komplett außerhalb des Protokolls),
  • Suchanfragen,
  • Aktionen, die von Automatisierungen oder Integrationen (n8n) ausgeführt wurden - das Protokoll beantwortet die Frage „was HABE ICH getan", nicht „was haben Skripte getan".

Datenschutz

Der Verlauf ist vollständig privat - niemand außer Ihnen sieht ihn, auch nicht der Administrator. Eine Zusammenfassung des Verlaufs (nicht das rohe Protokoll) gelangt in den Systemprompt des KI-Assistenten, also zu dem in der Anwendung konfigurierten KI-Anbieter - genau wie Ihre KI-Präferenzen.

Einstellungen (Profil → Aktivitätsverlauf)

  • Meinen Aktivitätsverlauf aufzeichnen - der Hauptschalter des Protokolls.
  • Hinweise aus meinem Verlauf anzeigen - Hinweise, die von der Anwendung selbst berechnet werden (ohne dass etwas an den KI-Anbieter gesendet wird); unabhängig von den administrativen KI-Hinweisen aus Unterhaltungen.
  • Letzte Ereignisse anzeigen - Vorschau der letzten 50 Protokolleinträge.
  • Verlauf löschen - entfernt unwiderruflich das gesamte Protokoll und die Zusammenfassung des Assistenten.

Ausschlüsse

Im Menü „⋯" eines Arbeitsbereichs, einer Aufgabe, eines Chats und einer Notiz finden Sie den Eintrag „Meine Aktivität hier nicht aufzeichnen". Der Ausschluss eines Arbeitsbereichs umfasst alle seine Aufgaben, Chats und Notizen. Ein erneuter Klick hebt den Ausschluss auf. Der Ausschluss gilt nur für Sie und wirkt sich nicht auf andere Mitglieder aus.

Hinweise aus dem Verlauf

Das Benachrichtigungscenter kann hinweisen (maximal drei gleichzeitig):

  • eine Aufgabe „in Bearbeitung", die seit 10 Tagen niemand angerührt hat,
  • einen Thread, der nach einer Serie Ihrer Arbeit liegen geblieben ist,
  • eine Erwähnung von Ihnen, die seit über 2 Tagen ohne Antwort wartet,
  • ein tägliches Ritual, das heute noch nicht abgehakt wurde.

Diese Hinweise berechnet die Anwendung selbst - sie funktionieren auch ohne konfigurierte KI und senden nichts nach außen. Sie deaktivieren sie unter Profil → Aktivitätsverlauf → „Hinweise aus meinem Verlauf anzeigen".

Vorgeschlagene Automatisierungen

Wenn Sie mindestens 3 Wochen lang dasselbe Ritual wiederholen (wöchentliche Aufgabe, tägliche Notiz, Nachricht nach Statusänderung), schlägt die Anwendung eine fertige Automatisierung vor. Ein Klick auf die Karte öffnet den Automatisierungs-Editor mit einem Entwurf - ungespeichert und deaktiviert. Sie prüfen, passen an und speichern selbst; die Anwendung aktiviert die Automatisierungsregel niemals für Sie. Die Funktion erfordert einen Plan mit Automatisierungen.