Task Manager peut tenir votre journal de travail privé : ce que vous avez créé, ce que vous avez modifié et ce que vous avez consulté (sessions de consultation des tâches, discussions et notes). Grâce à cela, l’assistant IA connaît le contexte de votre travail, et l’application vous signale ce qui aurait pu vous échapper.
Ce qui est enregistré
- la création et la modification des tâches, les changements de statut, les messages envoyés, les fichiers téléversés, les notes et événements créés, les nouveaux espaces de travail,
- les sessions de consultation : ouverture d’une tâche/discussion/note et durée approximative du travail (une entrée par session, pas à chaque actualisation).
Le journal ne conserve que les liens et les titres. Les entrées de plus de 90 jours sont supprimées automatiquement.
Ce que nous n’enregistrons JAMAIS
- le contenu des messages, des notes ou des e-mails,
- la messagerie (le module Messagerie reste entièrement en dehors du journal),
- les recherches,
- des actions effectuées par des automatisations ou des intégrations (n8n) - le journal répond à la question « qu’est-ce que J’AI fait », et non « qu’ont fait les scripts ».
Confidentialité
L’historique est entièrement privé - personne d’autre que vous ne le voit, pas même l’administrateur. Un résumé de l’historique (pas le journal brut) est transmis au prompt système de l’assistant IA, c’est-à-dire au fournisseur d’IA configuré dans l’application - exactement comme vos préférences IA.
Paramètres (Profil → Historique d’activité)
- Enregistrer l’historique de mon activité - l’interrupteur principal du journal.
- Afficher des suggestions issues de mon historique - suggestions calculées par l’application elle-même (sans rien envoyer au fournisseur d’IA) ; indépendantes des suggestions IA de l’administrateur basées sur les conversations.
- Afficher les événements récents - aperçu des 50 dernières entrées du journal.
- Effacer l’historique - supprime définitivement tout le journal et le résumé de l’assistant.
Exclusions
Dans le menu « ⋯ » d’un espace de travail, d’une tâche, d’une discussion ou d’une note, vous trouverez l’option « Ne pas enregistrer mon activité ici ». Exclure un espace de travail inclut toutes ses tâches, discussions et notes. Cliquez à nouveau pour annuler l’exclusion. Celle-ci ne s’applique qu’à vous et n’a aucun effet sur les autres membres.
Suggestions issues de l’historique
Le Centre de notifications peut vous suggérer (trois maximum à la fois) :
- une tâche « en cours » sur laquelle personne n’est intervenu depuis 10 jours,
- un fil abandonné après une série de vos interventions,
- une mention de vous restée plus de 2 jours sans réponse,
- un rituel quotidien qui n’a pas encore été coché aujourd’hui.
L’application génère ces suggestions elle-même - elles fonctionnent même sans IA configurée et aucune donnée n’est envoyée à l’extérieur. Vous pouvez les désactiver dans Profil → Historique d’activité → « Afficher les suggestions basées sur mon historique ».
Automatisations suggérées
Quand vous répétez le même rituel pendant au moins 3 semaines (tâche hebdomadaire, note quotidienne, message après un changement de statut), l’application vous propose une automatisation prête à l’emploi. Cliquer sur la carte ouvre l’éditeur d’Automatisations avec une ébauche - non enregistrée et désactivée. Vous la relisez, l’ajustez et l’enregistrez vous-même ; l’application n’active jamais une règle d’automatisation à votre place. Cette fonction nécessite un forfait incluant les Automatisations.