¿Qué es preguntar al Asistente en Task Manager?
Preguntar al Asistente en Task Manager sustituye la búsqueda entre tareas y conversaciones. Escribes: «muéstrame mis tareas vencidas», «¿qué se acordó en el chat de Marketing?» o «resume la tarea Rekrutacja». El Asistente responde basándose en las tareas, conversaciones, archivos y notas a los que tienes acceso.
No necesitas conocer comandos ni una sintaxis concreta. El programa también entiende expresiones de tiempo como «mañana a las 9:00», «dentro de una semana» o «viernes». Las convierte en fechas concretas.
El programa vuelve a comprobar tus permisos con cada pregunta. También omite cualquier fuente indicada anteriormente a la que hayas perdido el acceso. Nadie más puede ver tus conversaciones, tampoco el administrador.
¿Cómo es una conversación por dentro?
Abres el Asistente con el icono de vistas de la barra superior, junto a Calendario, Tablero y Notas. Al seleccionar una de estas ventanas, la anterior se cierra. Todas usan el diseño guardado: a pantalla completa o acopladas en la parte inferior.
A la izquierda ves la lista de hilos. Cada uno tiene su propio historial y su propio conjunto de fuentes de conocimiento. El título, asignado automáticamente a partir de la primera pregunta, puede tener hasta 60 caracteres. El Buscador revisa los nombres y el contenido de las conversaciones e indica el número de resultados. Puedes filtrar la lista por Espacio de trabajo, intervalo de tiempo, tipo de fuentes y favoritos. También puedes ver las conversaciones en las que el Asistente ha realizado algún cambio, por ejemplo, ha creado una tarea o ha configurado un recordatorio.
Mientras esperas, ves una descripción de la fase de trabajo, por ejemplo, «Estoy leyendo los archivos adjuntos...» o «Estoy pensando...». La respuesta puede tener forma de tabla o de lista de comprobación interactiva. También puedes pedir un archivo Word, PDF, Excel o CSV. El modelo redacta el contenido y Task Manager genera el documento.
¿Qué ganas?
No tienes que leer todo el hilo para encontrar un acuerdo con un cliente de hace un mes. Abres la tarea o el chat donde se llegó al acuerdo y preguntas por él con tus propias palabras.
Si acabas de incorporarte al equipo, puedes preguntar con tus propias palabras por la tarea o el chat que tienes delante. No hace falta que leas primero todo el hilo para saber en qué punto está.
Al final del día puedes pedir una lista de tareas atrasadas. Si necesitas un resumen para tu responsable o un cliente, no tienes que copiar la respuesta en un documento: puedes pedir un archivo.
Caso de uso: revisión de tareas vencidas al final del día
El propietario de un estudio de proyectos termina la jornada y pregunta: «muéstrame mis tareas vencidas». Recibe una lista con las fechas límite y las personas asignadas. No recuerda en qué punto está la tarea Elewacja Nord, así que pide: «resume la tarea Elewacja Nord». El Asistente consulta todo el contenido de la tarea y sus mensajes. También puede leer el contenido de los archivos adjuntos en formatos compatibles, como TXT, CSV, DOCX, XLSX y PDF. No puede leer archivos DOC antiguos ni PDF escaneados sin capa de texto. El propietario no tiene que abrir la tarea.
Después pide: «prepara un PDF con el resumen de esta tarea». Junto al archivo aparece un botón «Descargar». Por último, escribe: «recuérdame mañana a las 9:00 la oferta para Meblex». El recordatorio solo se crea después de hacer clic en «Sí, ejecutar» en la ventana de confirmación. La respuesta del Asistente, por sí sola, no guarda nada. La conversación sigue siendo privada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que conocer alguna sintaxis o algún comando?
No. Al Asistente le pides las cosas con una frase normal. La excepción es cancelar acciones planificadas del Agente de IA en el hilo de una tarea o un chat: en el modo «Asistente de IA», el mensaje debe empezar con la palabra «cancela», por ejemplo «cancela el plan 13» o «cancela todo».
¿Puede el Asistente mostrarme tareas o correos de otra persona?
El Asistente solo accede a las tareas y los chats para los que tienes permisos. El administrador tiene acceso a todas las tareas y los chats, pero no al correo de otras personas. Tampoco ve tus conversaciones privadas con el Asistente. Se pueden indicar buzones de correo como fuente si el administrador ha activado esta opción en Configuración → IA. Cada persona solo ve sus propios buzones.
¿Puedo recibir la respuesta en forma de tabla o archivo?
Sí. Puedes pedir una tabla en la respuesta o un archivo con un botón «Descargar». Los formatos disponibles son Word, PDF, HTML, Excel y CSV. Las hojas de cálculo requieren datos tabulares.
¿Qué pasa si el Asistente no responde?
Verás el motivo, por ejemplo, que se ha agotado el tiempo de espera, que la clave de API no es válida, que se ha superado el límite de solicitudes o que el modelo no está disponible. También recibirás una sugerencia sobre qué hacer a continuación, como elegir un modelo más rápido en Configuración → IA.
¿Puede el Asistente afirmar que ha hecho algo que no ha hecho?
La aplicación comprueba este tipo de afirmaciones. Si el Asistente escribe «he creado un recordatorio» sin haberlo hecho, aparecerá debajo de la respuesta un bloque amarillo «Rectificación». Explicará qué ha ocurrido realmente y cómo conseguir el resultado que querías.