Mitä on kysymys avustajalle Task Managerissa?
Task Managerin avustajalta kysyminen korvaa tehtävien ja keskustelujen selaamisen. Kirjoitat esimerkiksi: ”näytä myöhässä olevat tehtäväni”, ”mitä sovittiin Marketing-keskustelussa” tai ”tiivistä Rekrutacja-tehtävä”. Avustaja vastaa tehtävien, keskustelujen, tiedostojen ja muistiinpanojen perusteella siltä osin kuin sinulla on niihin pääsy.
Sinun ei tarvitse osata komentoja tai niiden muotoa. Ohjelma ymmärtää myös ajanilmaisuja, kuten „huomenna klo 9:00”, „viikon päästä” ja „perjantai”. Se muuttaa ne tarkoiksi päivämääriksi.
Ohjelma tarkistaa käyttöoikeutesi uudelleen jokaisen kysymyksen yhteydessä. Se ohittaa myös aiemmin valitsemasi lähteen, jos olet menettänyt siihen pääsyn. Kukaan muu, ei edes ylläpitäjä, näe keskusteluviestiketjujasi.
Miltä keskustelu näyttää käytännössä?
Avaa avustaja yläpalkin näkymäkuvakkeesta, Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vierestä. Kun valitset yhden näistä ikkunoista, edellinen sulkeutuu. Kaikissa käytetään tallennettua asettelua: koko näytön kokoista tai alareunaan kiinnitettyä.
Vasemmalla näet viestiketjujen luettelon. Jokaisella viestiketjulla on oma historiansa ja omat tietolähteensä. Ensimmäisestä kysymyksestä automaattisesti muodostettu otsikko on enintään 60 merkkiä pitkä. Haku etsii keskustelujen nimistä ja sisällöstä ja näyttää osumien määrän. Voit suodattaa luetteloa työtilan, ajanjakson, lähteiden tyypin ja suosikkien mukaan. Voit myös näyttää keskustelut, joissa avustaja on tehnyt muutoksen, esimerkiksi luonut tehtävän tai asettanut muistutuksen.
Odotuksen aikana näet työn vaiheen kuvauksen, esimerkiksi ”Luetaan liitteitä…” tai ”Mietin…”. Vastaus voi olla taulukon tai napsautettavan tarkistuslistan muodossa. Voit myös pyytää Word-, PDF-, Excel- tai CSV-tiedoston. Malli kirjoittaa sisällön, ja Task Manager kokoaa asiakirjan.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse lukea koko viestiketjua löytääksesi kuukausi sitten asiakkaan kanssa sovitun asian. Avaa tehtävä tai keskustelu, jossa asiasta sovittiin, ja kysy siitä omin sanoin.
Jos olet vasta liittynyt tiimiin, kysy omin sanoin edessäsi olevasta tehtävästä tai keskustelusta. Sinun ei tarvitse ensin lukea koko viestiketjua saadaksesi selville, mihin jäätiin.
Päivän päätteeksi voit pyytää luettelon myöhässä olevista tehtävistä. Kun tarvitset yhteenvedon esihenkilölle tai asiakkaalle, sinun ei tarvitse kopioida vastausta asiakirjaan - voit pyytää tiedoston.
Käyttötapaus: illan tilannekatsaus myöhässä olevista tehtävistä
Suunnittelutoimiston omistaja päättää päivän ja kysyy: ”näytä myöhässä olevat tehtäväni”. Hän saa luettelon, jossa näkyvät määräajat ja tehtäviin nimetyt henkilöt. Hän ei muista, mihin Elewacja Nord -tehtävässä jäätiin, joten hän pyytää: ”tiivistä Elewacja Nord -tehtävä”. Avustaja hakee tehtävän koko sisällön ja viestit. Se voi myös lukea liitteiden sisällön tuetuissa tiedostomuodoissa, kuten TXT, CSV, DOCX, XLSX ja PDF. Se ei lue vanhempia DOC-tiedostoja eikä PDF-skannauksia, joissa ei ole tekstikerrosta. Omistajan ei tarvitse avata tehtävää.
Sitten hän pyytää: ”laadi PDF-yhteenveto tästä tehtävästä”. Tiedoston viereen ilmestyy ”Lataa”-painike. Lopuksi hän kirjoittaa: ”muistuta minua huomenna klo 9.00 Meblex-tarjouksesta”. Muistutus luodaan vasta, kun hän napsauttaa vahvistusikkunassa ”Kyllä, suorita”. Pelkkä avustajan vastaus ei tallenna mitään. Keskustelu pysyy yksityisenä.
Usein kysytyt kysymykset
Täytyykö minun osata jotain syntaksia tai komentoja?
Ei. Pyydät avustajalta tavallisella lauseella. Poikkeuksena on AI-agentin suunniteltujen toimien peruuttaminen tehtävän tai keskustelun viestiketjussa: „AI-avustaja”-tilassa viestin on alettava sanalla „peruuta”, esimerkiksi „peruuta suunnitelma 13” tai „peruuta kaikki”.
Voiko avustaja näyttää minulle muiden tehtäviä tai muiden sähköposteja?
Avustaja käyttää vain tehtäviä ja keskusteluja, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin tehtäviin ja keskusteluihin, mutta ei muiden sähköposteihin. Hän ei myöskään näe yksityisiä keskusteluviestiketjujasi avustajan kanssa. Sähköpostilaatikon voi valita lähteeksi, jos ylläpitäjä on ottanut tämän mahdollisuuden käyttöön kohdassa Asetukset → AI. Jokainen näkee vain omat postilaatikkonsa.
Saanko vastauksen taulukkona tai tiedostona?
Kyllä. Voit pyytää vastausta taulukkomuodossa tai tiedostona, jossa on ”Lataa”-painike. Käytettävissä olevat tiedostomuodot ovat Word, PDF, HTML, Excel ja CSV. Laskentataulukot edellyttävät taulukkomuotoista dataa.
Mitä tapahtuu, jos avustaja ei vastaa?
Näet syyn, esimerkiksi odotusajan ylittymisen, virheellisen API-avaimen, pyyntörajan ylittymisen tai mallin tavoittamattomuuden. Saat myös ehdotuksen siitä, mitä tehdä seuraavaksi, esimerkiksi vaihtaa nopeampaan malliin kohdassa Asetukset → AI.
Voiko avustaja väittää vahvistaneensa jotain, mitä se ei tehnyt?
Sovellus tarkistaa tällaiset väitteet. Jos avustaja kirjoittaa ”asetin muistutuksen”, vaikka se ei tehnyt niin, vastauksen alle ilmestyy keltainen ”Oikaisu”-lohko. Siinä kerrotaan, mitä todella tapahtui ja miten pääset haluttuun lopputulokseen.