Qu'est-ce qu'une question posée à l'Assistant dans Task Manager ?
Poser une question à l’Assistant dans Task Manager vous évite de parcourir les tâches et les conversations. Vous écrivez : « affiche mes tâches en retard », « qu’a-t-on décidé dans la discussion Marketing » ou « résume la tâche Recrutement ». L’Assistant répond à partir des tâches, des conversations, des fichiers et des notes auxquels vous avez accès.
Vous n'avez pas besoin de connaître de commandes ni de syntaxe particulière. Le programme comprend aussi les expressions temporelles telles que « demain à 9h00 », « dans une semaine » et « vendredi ». Il les convertit en dates précises.
Le programme vérifie à nouveau vos autorisations à chaque question. Il ignore également toute source précédemment indiquée si vous n’y avez plus accès. Personne d’autre ne peut voir vos fils de discussion, pas même l’administrateur.
À quoi ressemble une conversation dans l’interface ?
Vous ouvrez l’Assistant avec l’icône des vues dans la barre supérieure, à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes. Si vous ouvrez l’une de ces fenêtres, la précédente se ferme. Elles utilisent toutes la disposition mémorisée : en plein écran ou ancrée en bas.
À gauche, vous voyez la liste des fils de discussion. Chacun a son propre historique et son propre ensemble de sources de connaissances. Le titre généré automatiquement à partir de la première question comporte jusqu’à 60 caractères. La Recherche parcourt les noms et le contenu des conversations et indique le nombre de résultats. Vous pouvez filtrer la liste par Espace de travail, période, type de source et favoris. Vous pouvez aussi afficher les conversations dans lesquelles l’Assistant a effectué une modification, par exemple créé une tâche ou défini un rappel.
Pendant le traitement, vous voyez une description de l’étape en cours, par exemple « Lecture des pièces jointes… » ou « Réflexion… ». La réponse peut prendre la forme d’un tableau ou d’une checklist cliquable. Vous pouvez aussi demander un fichier Word, PDF, Excel ou CSV. Le contenu est rédigé par le modèle, et le document est généré par Task Manager.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de lire tout le fil pour retrouver un accord conclu avec un client il y a un mois. Ouvrez la tâche ou la discussion où il a été conclu, puis posez votre question avec vos propres mots.
Si vous venez de rejoindre l’équipe, posez votre question avec vos propres mots au sujet de la tâche ou de la discussion que vous avez sous les yeux. Vous n’avez pas besoin de lire tout le fil pour savoir où en est la situation.
En fin de journée, vous pouvez demander la liste des tâches en retard. Si vous avez besoin d’un résumé pour votre responsable ou un client, inutile de recopier la réponse dans un document - vous pouvez demander un fichier.
Cas d’usage : bilan du soir des tâches en retard
Le propriétaire d’une agence de conception termine sa journée et demande : « affiche mes tâches en retard ». Il reçoit une liste avec les échéances et les personnes assignées. Il ne se souvient plus où en est la tâche Façade Nord ; il demande donc : « résume la tâche Façade Nord ». L’Assistant consulte le contenu complet de la tâche et ses messages. Il peut aussi lire le contenu des pièces jointes dans les formats pris en charge, comme TXT, CSV, DOCX, XLSX et PDF. Il ne peut pas lire les anciens fichiers DOC ni les PDF numérisés sans couche de texte. Le propriétaire n’a pas besoin d’ouvrir la tâche.
Il demande ensuite : « prépare un PDF avec le résumé de cette tâche ». Un bouton « Télécharger » apparaît à côté du fichier. Pour finir, il écrit : « rappelle-moi demain à 9:00 l’offre pour Meblex ». Le rappel n’est créé qu’après avoir cliqué sur « Oui, exécuter » dans la fenêtre de confirmation. La réponse de l’Assistant, à elle seule, n’enregistre rien. La conversation reste privée.
Questions fréquentes
Dois-je connaître une syntaxe ou des commandes particulières ?
Non. Vous vous adressez à l'Assistant avec une phrase simple. L'exception concerne l'annulation d'actions planifiées de l'Agent IA dans le fil d'une tâche ou d'une discussion : en mode « Assistant IA », le message doit commencer par le mot « annule », par exemple « annule le plan 13 » ou « annule tout ».
L’Assistant peut-il afficher les tâches ou les mails d’une autre personne ?
L’Assistant n’accède qu’aux tâches et aux discussions pour lesquelles vous disposez des autorisations nécessaires. L’administrateur peut accéder à toutes les tâches et discussions, mais pas aux mails des autres. Il ne voit pas non plus vos fils de discussion privés avec l’Assistant. Les boîtes mail peuvent être indiquées comme source si l’administrateur a activé cette option dans Paramètres → IA. Chaque personne ne voit que ses propres boîtes mail.
Puis-je obtenir une réponse sous forme de tableau ou de fichier ?
Oui. Vous pouvez demander un tableau dans la réponse ou un fichier avec un bouton « Télécharger ». Les formats disponibles sont Word, PDF, HTML, Excel et CSV. Les feuilles de calcul nécessitent des données sous forme de tableau.
Que se passe-t-il si l’Assistant ne répond pas ?
La raison vous sera indiquée, par exemple un délai d’attente dépassé, une clé API incorrecte, une limite de requêtes atteinte ou un modèle indisponible. Vous recevrez aussi une suggestion pour la suite, par exemple choisir un modèle plus rapide dans Paramètres → IA.
L’Assistant peut-il affirmer avoir fait quelque chose qu’il n’a pas fait ?
L’application vérifie ce type d’affirmation. Si l’Assistant écrit « j’ai défini un rappel » alors qu’il ne l’a pas fait, un bloc jaune « Rectification » apparaît sous la réponse. Il explique ce qui s’est réellement passé et comment obtenir le résultat souhaité.