O que é perguntar ao Assistente no Task Manager?
Fazer uma pergunta ao Assistente no Task Manager substitui a consulta de tarefas e conversas. Escreva: «mostra as minhas tarefas atrasadas», «o que ficou acordado no chat Marketing» ou «resume a tarefa Recrutamento». O Assistente responde com base nas tarefas, conversas, ficheiros e notas a que tem acesso.
Não precisa de conhecer comandos nem sintaxe. O programa também compreende expressões de tempo, como "amanhã às 9:00", "daqui a uma semana" e "sexta-feira". Converte-as em datas concretas.
A aplicação verifica novamente as suas permissões a cada pergunta. Também ignora uma fonte indicada anteriormente se tiver perdido o acesso a ela. Ninguém mais consegue ver os seus tópicos de conversa, nem mesmo o administrador.
Como é uma conversa por dentro?
Abre o Assistente através do ícone de vistas na barra superior, junto a Calendário, Quadro e Notas. Ao selecionar uma destas janelas, a anterior fecha-se. Todas utilizam o esquema guardado: completo ou ancorado em baixo.
À esquerda, vê uma lista de tópicos. Cada um tem o seu próprio histórico e conjunto de fontes de conhecimento. O título, atribuído automaticamente com base na primeira pergunta, tem até 60 caracteres. A pesquisa percorre os nomes e o conteúdo das conversas e mostra o número de resultados. Pode filtrar a lista por workspace, período, tipo de fontes e favoritos. Também pode ver as conversas em que o assistente efetuou uma alteração, por exemplo, criou uma tarefa ou definiu um lembrete.
Enquanto aguarda, vê uma descrição da fase do trabalho, por exemplo, «A ler anexos…» ou «A pensar…». A resposta pode ser apresentada como uma tabela ou uma lista de verificação interativa. Também pode pedir um ficheiro Word, PDF, Excel ou CSV. O modelo escreve o conteúdo e o Task Manager cria o documento.
O que ganha?
Não precisa de ler todo o tópico para encontrar um acordo com um cliente feito há um mês. Abre a tarefa ou o chat onde foi feito e pergunta sobre o assunto pelas suas próprias palavras.
Se acabou de entrar na equipa, pode perguntar pelas suas próprias palavras sobre uma tarefa ou um chat que tenha à sua frente. Não precisa de ler primeiro todo o tópico para perceber em que ponto ficou.
No fim do dia, pode pedir uma lista das tarefas em atraso. Se precisar de um resumo para o chefe ou para um cliente, não tem de copiar a resposta para um documento - pode pedir um ficheiro.
Caso de utilização: revisão de tarefas atrasadas ao fim do dia
O proprietário de um gabinete de projetos está a terminar o dia e pergunta: «mostra as minhas tarefas atrasadas». Recebe uma lista com os prazos e as pessoas atribuídas. Não se lembra de onde ficou a tarefa Fachada Nord, por isso pede: «resume a tarefa Fachada Nord». O Assistente consulta todo o conteúdo da tarefa e as mensagens. Também pode ler o conteúdo dos anexos em formatos compatíveis, como TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Não consegue ler ficheiros DOC antigos nem PDFs digitalizados sem camada de texto. O proprietário não precisa de abrir a tarefa.
Depois, pede: «prepara um PDF com o resumo desta tarefa». Aparece um botão «Transferir» junto ao ficheiro. Por fim, escreve: «lembra-me amanhã às 9:00 da proposta para a Meblex». O lembrete só é criado depois de clicar em «Sim, executar» na janela de confirmação. A resposta do assistente, por si só, não guarda nada. A conversa permanece privada.
Perguntas mais frequentes
Preciso de conhecer alguma sintaxe ou comandos?
Não. Pede-se ao Assistente numa frase normal. A exceção é o cancelamento de ações agendadas do Agente de IA num tópico de tarefa ou conversa: no modo "Assistente de IA", a mensagem tem de começar pela palavra "cancela", por exemplo "cancela o plano 13" ou "cancela tudo".
O assistente pode mostrar-me tarefas ou e-mails de outras pessoas?
O Assistente só acede às tarefas e aos chats para os quais tem autorização. O administrador tem acesso a todas as tarefas e chats, mas não aos e-mails de outras pessoas. Também não vê os seus tópicos de conversa privados com o assistente. As caixas de correio eletrónico podem ser indicadas como fonte se o administrador tiver ativado essa opção em Definições → IA. Cada pessoa só vê as suas próprias caixas de correio.
Posso receber a resposta em formato de tabela ou ficheiro?
Sim. Pode pedir uma tabela na resposta ou um ficheiro com um botão «Transferir». Os formatos disponíveis são Word, PDF, HTML, Excel e CSV. As folhas de cálculo requerem dados tabulares.
O que acontece se o assistente não responder?
Verá o motivo, por exemplo, tempo de espera excedido, chave de API inválida, limite de pedidos excedido ou modelo indisponível. Receberá também uma sugestão sobre o que fazer a seguir, como escolher um modelo mais rápido em Definições → IA.
O assistente pode afirmar que fez algo que não fez?
A aplicação verifica este tipo de afirmação. Se o assistente escrever «defini um lembrete» sem o ter feito, aparece um bloco amarelo «Retificação» por baixo da resposta. Este explica o que aconteceu realmente e como alcançar o resultado pretendido.