Vad innebär det att fråga assistenten i Task Manager?
Att fråga AI-assistenten i Task Manager ersätter sökandet bland uppgifter och konversationer. Du skriver: ”visa mina försenade uppgifter”, ”vad kom vi överens om i chatten Marketing” eller ”sammanfatta uppgiften Rekrutacja”. Assistenten svarar utifrån uppgifter, konversationer, filer och anteckningar som du har tillgång till.
Du behöver inte kunna några kommandon eller någon syntax. Programmet förstår också tidsuttryck som ”imorgon kl. 9:00”, ”om en vecka” och ”fredag”. Det räknar om dem till konkreta datum.
Programmet kontrollerar dina behörigheter på nytt vid varje fråga. Det hoppar också över en källa som du tidigare har angett om du har förlorat åtkomsten till den. Ingen annan kan se dina konversationstrådar, inte heller administratören.
Hur ser en konversation ut i praktiken?
Du öppnar assistenten med ikonen för vyer i den övre listen, bredvid Kalender, Tavla och Anteckningar. Om du väljer ett av dessa fönster stängs det föregående. Alla använder den sparade layouten: helskärm eller dockad längst ned.
Till vänster ser du en lista med trådar. Varje tråd har sin egen historik och sina egna kunskapskällor. Titeln som skapas automatiskt utifrån den första frågan är högst 60 tecken lång. Sök söker igenom konversationernas namn och innehåll och visar antalet träffar. Du kan filtrera listan efter arbetsyta, tidsperiod, typ av källa och favoriter. Du kan också visa konversationer där assistenten har gjort en ändring, till exempel skapat en uppgift eller ställt in en påminnelse.
Medan du väntar ser du en beskrivning av arbetsmomentet, till exempel ”Läser bilagor…” eller ”Tänker…”. Svaret kan vara en tabell eller en klickbar checklista. Du kan också be om en Word-, PDF-, Excel- eller CSV-fil. Modellen skriver innehållet och Task Manager skapar dokumentet.
Vad vinner du?
Du behöver inte läsa hela tråden för att hitta en överenskommelse med en kund från förra månaden. Öppna uppgiften eller chatten där ni kom överens och fråga om det med dina egna ord.
Om du precis har börjat i teamet kan du fråga med dina egna ord om en uppgift eller chatt som du har framför dig. Du behöver inte läsa hela tråden först för att ta reda på vad ni kom fram till.
I slutet av dagen kan du be om en lista över försenade uppgifter. När du behöver en sammanfattning till chefen eller kunden behöver du inte skriva av svaret i ett dokument - du kan be om en fil.
Användningsområde: kvällskoll på försenade uppgifter
Ägaren till en projektbyrå avslutar arbetsdagen och frågar: ”visa mina försenade uppgifter”. Hen får en lista med förfallodatum och tilldelade personer. Hen minns inte vad som hände med uppgiften Elewacja Nord och ber därför: ”sammanfatta uppgiften Elewacja Nord”. Assistenten hämtar hela uppgiftens innehåll och meddelanden. Den kan också läsa innehållet i bilagor i format som stöds, till exempel TXT, CSV, DOCX, XLSX och PDF. Den kan inte läsa äldre DOC-filer eller PDF-skanningar utan textlager. Ägaren behöver inte öppna uppgiften.
Sedan ber hen om en PDF med en sammanfattning av uppgiften. En knapp med texten ”Hämta” visas bredvid filen. Till sist skriver hen: ”påminn mig i morgon kl. 9:00 om offerten till Meblex”. Påminnelsen skapas först när hen klickar på ”Ja, utför” i bekräftelsefönstret. Assistentens svar i sig sparar ingenting. Konversationen förblir privat.
Vanliga frågor
Måste jag kunna någon särskild syntax eller några kommandon?
Nej. Du ber assistenten om saker med en vanlig mening. Undantaget är att avbryta planerade åtgärder från AI-agenten i en uppgifts- eller chattråd: i läget ”AI-assistent” måste meddelandet börja med ordet ”avbryt”, till exempel ”avbryt plan 13” eller ”avbryt allt”.
Kan assistenten visa mig andras uppgifter eller andras e-post?
Assistenten använder bara uppgifter och chattar som du har behörighet till. Administratören har tillgång till alla uppgifter och chattar, men inte till andras e-post. Administratören kan inte heller se dina privata konversationstrådar med assistenten. Du kan ange e-postinkorgar som källa om administratören har aktiverat möjligheten under Inställningar → AI. Alla ser bara sina egna inkorgar.
Kan jag få svaret i form av en tabell eller en fil?
Ja. Du kan be om en tabell i svaret eller en fil med knappen ”Hämta”. Tillgängliga format är Word, PDF, HTML, Excel och CSV. Kalkylblad kräver tabelldata.
Vad händer om assistenten inte svarar?
Du får se orsaken, till exempel att väntetiden överskridits, API-nyckeln är ogiltig, frågegränsen har nåtts eller modellen inte är tillgänglig. Du får också ett förslag på vad du kan göra härnäst, till exempel välja en snabbare modell under Inställningar → AI.
Kan assistenten påstå att den har gjort något som den inte har gjort?
Appen kontrollerar sådana påståenden. Om assistenten skriver ”jag har ställt in en påminnelse” fast den inte har gjort det visas en gul ruta med rubriken ”Rättelse” under svaret. Den förklarar vad som faktiskt hände och hur du når det önskade resultatet.