Cos'è una domanda all'Assistente in Task Manager?
Fare una domanda all'Assistente in Task Manager ti evita di cercare tra attività e conversazioni. Scrivi: «mostrami le mie attività scadute», «cosa è stato deciso nella chat Marketing» oppure «riassumi l'attività Reclutamento». L'Assistente risponde in base alle attività, alle conversazioni, ai file e alle note a cui hai accesso.
Non devi conoscere comandi né sintassi particolari. Il programma comprende anche espressioni di tempo come "domani alle 9:00", "tra una settimana" e "venerdì". Le converte in date precise.
A ogni domanda, il programma verifica di nuovo le tue autorizzazioni. Esclude anche le fonti indicate in precedenza se non hai più accesso. Nessun altro può vedere le tue discussioni, nemmeno l'amministratore.
Come si svolge una conversazione?
Apri l'Assistente con l'icona delle viste nella barra superiore, accanto a Calendario, Bacheca e Note. Selezionando una di queste finestre, quella precedente si chiude. Tutte utilizzano la disposizione memorizzata: a tutto schermo oppure agganciata in basso.
A sinistra vedi l'elenco delle discussioni. Ognuna ha una cronologia e un insieme di fonti di conoscenza propri. Il titolo, assegnato automaticamente in base alla prima domanda, può contenere fino a 60 caratteri. La Ricerca esamina i nomi e il contenuto delle conversazioni e mostra il numero di risultati. Puoi filtrare l'elenco per Spazio di lavoro, intervallo di tempo, tipo di fonte e preferiti. Puoi anche visualizzare le conversazioni in cui l'Assistente ha apportato una modifica, per esempio ha creato un'attività o impostato un promemoria.
Mentre aspetti, vedi una descrizione della fase di lavoro, per esempio «Leggo gli allegati…» oppure «Ragiono…». La risposta può essere una tabella o una checklist interattiva. Puoi anche chiedere un file Word, PDF, Excel o CSV. Il contenuto è scritto dal modello, mentre il documento viene generato da Task Manager.
Cosa ci guadagni?
Non devi leggere tutta la discussione per trovare un accordo preso con un cliente un mese fa. Apri l'attività o la chat in cui è stato raggiunto e fai la tua domanda con parole tue.
Se ti sei appena unito al team, puoi chiedere con parole tue informazioni sull'attività o sulla chat che hai davanti. Non devi prima leggere tutta la discussione per capire a che punto è arrivata.
A fine giornata puoi chiedere un elenco delle attività in ritardo. Se ti serve un riepilogo per il capo o per un cliente, non devi ricopiare la risposta in un documento - puoi chiedere un file.
Caso d'uso: verifica serale delle attività scadute
Il titolare di uno studio di progettazione conclude la giornata e chiede: «mostrami le mie attività scadute». Riceve un elenco con le scadenze e le persone assegnate. Non ricorda a che punto è l'attività Facciata Nord, quindi chiede: «riassumi l'attività Facciata Nord». L'Assistente consulta il contenuto completo dell'attività e i messaggi. Può anche leggere il contenuto degli allegati nei formati supportati, come TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Non legge i vecchi file DOC né le scansioni PDF senza livello di testo. Il titolare non deve aprire l'attività.
Poi chiede: «prepara un PDF con il riepilogo di questa attività». Accanto al file appare il pulsante «Scarica». Infine scrive: «ricordami domani alle 9:00 l'offerta per Meblex». Il promemoria viene creato solo dopo aver cliccato su «Sì, esegui» nella finestra di conferma. La risposta dell'Assistente, da sola, non salva nulla. La conversazione rimane privata.
Domande frequenti
Devo conoscere una sintassi o dei comandi?
No. All'Assistente chiedi con una frase normale. L'eccezione è l'annullamento delle azioni pianificate dell'Agente AI nella discussione di un'attività o di una chat: in modalità "Assistente AI" il messaggio deve iniziare con la parola "annulla", ad esempio "annulla piano 13" oppure "annulla tutto".
L'Assistente può mostrarmi le attività o la posta di un'altra persona?
L'Assistente accede solo alle attività e alle chat per cui hai le autorizzazioni. L'amministratore può accedere a tutte le attività e a tutte le chat, ma non alla posta degli altri. Inoltre, non vede le tue discussioni private con l'Assistente. Le caselle email possono essere indicate come fonte se l'amministratore ha abilitato questa opzione in Impostazioni → AI. Ognuno vede solo le proprie caselle.
Posso ricevere una risposta sotto forma di tabella o file?
Sì. Puoi chiedere una tabella nella risposta oppure un file con il pulsante «Scarica». I formati disponibili sono Word, PDF, HTML, Excel e CSV. Per i fogli di calcolo servono dati tabellari.
Cosa succede se l'Assistente non risponde?
Vedrai il motivo, per esempio il tempo di attesa superato, una chiave API non valida, il limite di richieste superato oppure un modello non disponibile. Riceverai anche un suggerimento su cosa fare, per esempio scegliere un modello più veloce in Impostazioni → AI.
L'Assistente può affermare di aver fatto qualcosa che in realtà non ha fatto?
L'applicazione verifica queste affermazioni. Se l'Assistente scrive «ho impostato un promemoria» senza averlo fatto, sotto la risposta apparirà un blocco giallo «Correzione». Spiegherà cosa è successo davvero e come ottenere il risultato desiderato.