Qu’est-ce que l’application mobile Task Manager ?

L’application mobile Task Manager, c’est le même programme que l’équipe utilise sur ordinateur, installé sur iPhone, iPad ou téléphone Android. Elle obtient sa propre icône sur l’écran, s’ouvre dans une fenêtre dédiée sans barre d’adresse et affiche les notifications même lorsqu’elle est fermée. Il n’existe pas de version « mobile » distincte aux fonctionnalités réduites - sur le téléphone, vous retrouvez vos tâches, vos discussions et vos fichiers.

Vous ne cherchez pas l’application dans l’App Store ni sur Google Play. Vous l’installez depuis l’adresse de votre entreprise, la même que celle utilisée pour vous connecter sur ordinateur. Le téléphone se connecte uniquement au serveur de l’entreprise, les données restent donc là où elles sont aujourd’hui. L’application fonctionne avec les deux formules de licence, Standard et Pro.

Comment installer l’application sur iPhone et Android ?

  1. 01

    iPhone et iPad : ouvrez l’adresse de l’entreprise dans Safari, connectez-vous puis touchez l’icône Partager, ensuite « Sur l’écran d’accueil » et « Ajouter ». Sous iOS 16.4 et supérieur, vous pouvez faire de même avec Chrome, Edge et Firefox. L’application ajoutée affiche le nombre de notifications non lues sur son icône.

  2. 02

    Android : le navigateur propose généralement l’installation de lui-même. Dans les Paramètres, vous verrez alors le bouton « Installer l’application », et s’il n’est pas présent - le menu ⋮ → « Installer l’application » ou « Ajouter à l’écran d’accueil ».

  3. 03

    Connexion : lors de la connexion, cochez « Se souvenir de moi sur cet appareil ». La mémorisation dure 30 jours à compter de la dernière utilisation, et la session expirée se renouvelle en arrière-plan, de sorte qu’un téléphone laissé de côté pendant 24 heures continue de fonctionner sans écran de connexion.

  4. 04

    Notifications : dans Profil → Notifications, autorisez les notifications, activez l’interrupteur « Même application fermée » et vérifiez l’ensemble du parcours avec le bouton « Envoyer un test ».

Qu’est-ce qui arrive sur le téléphone ?

Sur le téléphone arrivent les notifications de nouvelle tâche et d’ajout à une tâche, de nouvelle discussion, de nouveau message dans une tâche ou une discussion, de changement de statut d’une tâche, de mention (@prénom) et de partage d’une note ou d’un fichier avec vous. Même lorsque l’événement a été déclenché par une automatisation, une intégration n8n ou un Agent IA. Chaque type se désactive séparément dans Profil → Notifications.

Un nouveau message dans le même fil remplace la notification précédente au lieu d’en ajouter une nouvelle, de sorte que le téléphone ne vibre pas à chaque ligne de la conversation. Vous ne recevez pas de notification pour vos propres actions, et la personne mentionnée dans un message reçoit une seule notification, pas deux. La notification part directement du serveur de votre entreprise vers la passerelle du navigateur (Apple, Google ou Mozilla). Le contenu est chiffré avec la clé de l’appareil, donc la passerelle ne peut pas le lire.

Qu'y gagnez-vous ?

Vous n’avez pas besoin d’être à votre bureau pour savoir que quelqu’un vous a confié une tâche urgente ou vous a cité dans une discussion. Le message du responsable arrive pendant un rendez-vous chez un client, pas le soir en ouvrant son ordinateur portable.

Vous n’installez pas un nouveau programme et n’apprenez pas une seconde interface. Sur le téléphone, ce sont les mêmes tâches, les mêmes conversations et les mêmes noms que l’équipe connaît sur ordinateur. Une réponse envoyée depuis le téléphone arrive dans le même fil que le reste des échanges.

Vous ne confiez pas les données de votre entreprise à un énième service tiers. Le téléphone se connecte au même serveur que les ordinateurs du bureau, et si le téléphone est perdu, un simple changement de mot de passe suffit à le couper de tout.

Exemple du quotidien

Le technicien est chez un client quand la responsable l’ajoute à la tâche « Contrôle de l’installation - hall 2 ». Le téléphone affiche la notification « Vous avez été ajouté à une tâche ». Le technicien ouvre la tâche, répond dans le fil qu’il sera disponible après 14h, et change le statut après sa visite. La responsable reçoit la notification du changement de statut sur son téléphone, alors que Task Manager est fermé.

Le soir, un technicien perd son téléphone professionnel dans sa voiture. Sur son ordinateur, il change le mot de passe dans son Profil - ce changement déconnecte tous ses appareils et désactive les notifications sur ceux-ci.

Questions fréquentes

Faut-il télécharger l’application mobile Task Manager depuis l’App Store ou Google Play ?

Non. Vous installez l’application depuis l’adresse de votre entreprise : sur iPhone via Partager → « Sur l’écran d’accueil », sur Android avec le bouton « Installer l’application » ou depuis le menu du navigateur. Le téléphone se connecte uniquement au serveur de l’entreprise.

Pourquoi les notifications n’arrivent-elles pas sur iPhone ?

Sur iPhone et iPad, seules les applications ajoutées à l’écran d’accueil et ouvertes depuis l’icône reçoivent les notifications, sous iOS 16.4 ou supérieur. Vérifiez aussi dans Profil → Notifications l’interrupteur « Même application fermée » et envoyez une notification de test. Si le test n’arrive à personne dans l’entreprise, l’administrateur vérifiera l’état de l’envoi dans Paramètres → Notifications push.

L’application fonctionne-t-elle sans internet ?

Non. L’application a besoin d’une connexion au serveur de l’entreprise. Quand le téléphone perd le réseau, une barre « Pas de connexion internet » apparaît en bas de l’écran et disparaît dès que le réseau revient.

Que se passe-t-il sur le téléphone d’un collaborateur après un changement de mot de passe ou un blocage de compte ?

Le changement de mot de passe, la réinitialisation du mot de passe et le blocage du compte déconnectent tous les appareils mémorisés de cette personne, ainsi que les notifications sur ces appareils. Un compte bloqué ne reçoit plus aucune notification.

J’ai Task Manager de deux entreprises sur mon téléphone. Comment les distinguer ?

Chaque entreprise possède sa propre adresse, donc chaque installation correspond à une application distincte avec sa propre icône. L’administrateur peut attribuer à l’application un nom visible sous l’icône - jusqu’à 30 caractères, dans Paramètres → Notifications push.