Comment fonctionne la traduction dans Task Manager ?
Une réclamation est arrivée en allemand, le fil compte quatorze messages et vous devez répondre avant la fin de la journée. Avec les traductions dans Task Manager, vous n’avez pas à transférer le contenu vers un autre outil. Demandez à l’assistant : « traduis en anglais : … » et obtenez la réponse dans la conversation concernée.
Aucune commande spéciale n’est nécessaire. Rédigez votre demande en une phrase ordinaire, dans la fenêtre de l’Assistant IA ou en mode question au sein d’une tâche ou d’une discussion. Indiquez la langue cible dans votre demande.
Pendant l’attente, une description de l’étape en cours apparaît près des points animés, par exemple « Je traduis… » ou « Je lis les pièces jointes… ». Elle correspond à ce que l’assistant fait avec le contenu indiqué dans la conversation.
Où effectuer la traduction : dans la fenêtre de l’assistant ou directement dans le fil de discussion ?
Dans le champ de réponse d’une tâche, d’une discussion ou de la Messagerie, vous trouverez deux boutons IA : Assistant IA - une sphère violette - et Structurer. Lorsque vous cliquez sur le bouton Assistant IA, l’éditeur devient violet. Une barre au-dessus indique : « Question à l’Assistant IA - vous seul la verrez, elle ne sera pas envoyée aux participants ». La réponse à votre demande de traduction apparaît dans le fil avec la mention UNIQUEMENT POUR VOUS. Les autres participants ne voient ni la question ni la réponse. Cliquez de nouveau sur le bouton pour revenir aux messages classiques. Vous pouvez alors rédiger un message destiné aux participants.
En mode question, l’assistant voit le contenu du fil de discussion et les pièces jointes. Il lit les fichiers TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX et PDF. Il ne peut pas lire les anciens fichiers DOC ni les PDF scannés sans couche de texte - le logiciel ne dispose pas de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Vous pouvez aussi demander un fichier Word, PDF ou HTML. L’IA rédige le contenu, puis Task Manager crée le fichier et ajoute un bouton « Télécharger… » dans le fil de discussion. Task Manager crée également des fichiers Excel et CSV si le contenu se présente sous forme de données tabulaires.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à transférer chaque message vers un outil de traduction, puis à le rapporter. Lorsque la réponse du client concerne le « point 4 » d’une réclamation précédente, vous pouvez travailler dans le fil complet au lieu de traduire un extrait isolé.
Vous pouvez préparer une réponse sans montrer au client votre brouillon. Vous seul voyez la question de traduction et la réponse. Vous pouvez modifier votre texte avant d’envoyer un message classique, sans ouvrir une discussion séparée pour votre brouillon.
Vous n’avez pas besoin de mettre de côté une réclamation en allemand en attendant que quelqu’un qui maîtrise mieux la langue soit disponible. Vous pouvez lire immédiatement sa traduction et préparer une réponse à faire vérifier.
Exemple du quotidien
Une entreprise industrielle reçoit une réclamation en allemand. Le client joint un procès-verbal de réception au format PDF. Une personne du service client ouvre la tâche et demande à l’assistant de résumer le fil de discussion en polonais. Elle lui demande séparément de traduire le procès-verbal. L’assistant lit les messages et la pièce jointe, à condition que le PDF contienne une couche de texte. Désigner une tâche comme source de connaissances inclut également les fichiers qui y ont été ajoutés dans le module Fichiers, et pas seulement les pièces jointes des messages.
L’équipe rédige une réponse en polonais dans la même tâche. La personne du service client demande ensuite une traduction en allemand, la relit et corrige deux phrases. Elle clique à nouveau sur Assistant IA pour revenir aux messages ordinaires du fil de discussion. Si le service qualité a besoin d’un résumé dans un fichier Word, il peut le demander à l’assistant. L’IA rédige le contenu et Task Manager crée le fichier.
Questions fréquentes
Puis-je demander une traduction en anglais ?
Oui. Adressez-vous à l’assistant avec une phrase ordinaire, par exemple : « Traduis en anglais : … ». Aucune commande spéciale n’est nécessaire.
Les autres verront-ils que j’ai demandé une traduction ?
Non. En mode question dans un fil de discussion ou une tâche, vous seul voyez la question et la réponse. La réponse porte la mention « UNIQUEMENT POUR VOUS ». Les participants ne verront que le message classique que vous enverrez.
Puis-je traduire une pièce jointe ?
Oui, si l’assistant peut en lire le contenu. Les formats pris en charge sont TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX et les PDF avec une couche de texte. L’assistant ne lit pas les fichiers DOC ni les PDF scannés sans couche de texte, car le logiciel ne dispose pas de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Le contenu de la source de connaissances sélectionnée est-il transmis à un fournisseur d’IA externe ?
Oui. Le contenu de la source sélectionnée pour l’assistant est transmis à un fournisseur d’IA externe.
Que faire si l’assistant ne répond pas ?
Task Manager vous indiquera la raison, par exemple un délai de réponse dépassé, une clé API incorrecte, une limite de requêtes atteinte ou un modèle indisponible. Si le délai est dépassé, vous pouvez réessayer ou choisir un modèle plus rapide dans Paramètres → IA.